【脱・紙とハンコ】TeamsとPower Automateで「承認フロー」を自動化する手順｜テンプレートを使って5分で申請・承認システムを構築！

承認フローの哲学：それは「停滞」から「流動」へ、意思決定を加速させる血流改善

伝統的な紙ベースの承認プロセスは、情報の「**停滞**」を生み出します。承認を待つ書類は物理的な机の上に山と積まれ、承認者の不在や見落としによって意思決定のプロセスはいとも簡単に詰まってしまう。誰がいつ何を承認したのか、その記録（ログ）も曖昧でトレーサビリティ（追跡可能性）に欠けています。

TeamsとPower Automateを活用したデジタルな承認フローがもたらすのは、この淀んだ血流を改善し、組織の意思決定を**滑らかで透明性の高い「流動」**へと変えることです。申請された依頼は瞬時に関係者に通知され、誰の段階でボールが止まっているのかリアルタイムで可視化される。そして全ての申請と承認の記録はデジタルなログとして半永久的に保管され、組織のコンプライアンスとガバナンスを強化する。

これは単なるペーパーレス化ではありません。それは、組織の神経系そのものをより速く、より賢く、そしてより健全なものへと再構築するという業務改革なのです。

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第一章：5分でできる最初の一歩 - Teams標準「承認」アプリの使い方

本格的な自動化に入る前に、まずTeamsに標準搭載されている「承認」アプリを使って手動での承認依頼を体験してみましょう。これだけでもお客様の日常の小さな確認作業は劇的に効率化されます。

1. 「承認」アプリを見つける：
   Teamsの左側のメニューバーにある「…」（その他のアプリ）をクリックし、「承認」と検索してアプリを開きます。頻繁に使うならアイコンを右クリックして「固定」しておくと便利です。
2. 新しい承認依頼を作成する：
   アプリの右上にある「新しい承認依頼」ボタンをクリックします。
3. 依頼内容を入力する：
   非常にシンプルなフォームが表示されます。
   • **依頼の種類：** まずは「基本」を選択します。
   • **依頼の名前：** 「〇〇の経費申請」「△△のブログ記事公開依頼」など分かりやすい件名を入力します。
   • **承認者：** 承認してほしい上司や同僚の名前を入力します。（複数人設定可能です）
   • **詳細：** 依頼の具体的な内容や補足事項を記述します。
   • **添付ファイル：** 関連するファイルをPCやOneDriveから添付します。
4. 送信する：
   「送信」ボタンを押せば完了です。

送信された承認依頼は、指定された承認者のTeamsに「アダプティブカード」という対話的な形式で通知され、承認者はTeamsを離れることなくコメントを追加し、「承認」または「拒否」ボタンをクリックするだけで意思決定を完了できます。「承認」アプリのダッシュボードでは、お客様が送信した依頼と受信した依頼の全てのステータス（承認済み、拒否済み、要求済み）が一覧で管理できます。

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第二章：プロの領域へ - Power Automateで完全な「自動化」フローを構築する

手動での依頼に慣れたら、いよいよそのプロセスを完全に自動化するPower Automateの世界へと足を踏み入れます。ここでは最も代表的なシナリオ、「**SharePointの特定フォルダにファイルがアップロードされたら、自動で上司の承認を求め、承認されたらファイルを別のフォルダに移動させる**」というワークフローをテンプレートを使って構築します。

ステップ1：Power Automateでテンプレートを探す

WebブラウザでPower Automateのポータルにアクセスし、「テンプレート」メニューから「承認」というキーワードで検索します。「**選択したファイルの承認を開始し、メールで通知する**」や「**SharePoint に新しいファイルが追加されたときに承認を開始する**」といった、非常に実用的なテンプレートが数多く見つかるはずです。

ステップ2：トリガー（起動条件）を設定する

テンプレートを選択するとフローの設計画面（デザイナー）が開きます。最初の箱である「トリガー」には、「**ファイルが作成されたとき（プロパティのみ）**」といった項目が設定されています。ここで、お客様が監視したいSharePointの「サイトのアドレス」と「ライブラリ名」、「フォルダー」を指定します。これが「いつこの自動化を開始するか」という起動条件となります。

ステップ3：承認アクションを設定する

次に、「**承認を開始して待機**」というアクションの箱があります。ここで承認プロセスの詳細を設定します。

• **承認の種類：** 「承認/拒否 - 最初に応答したユーザー」などを選択します。
• **タイトル：** 承認依頼の件名です。ここでは「動的なコンテンツ」を使い、「`（ファイルを作成した人の名前）からのファイル承認依頼：（ファイル名）`」といった分かりやすい件名を自動生成できます。
• **担当者：** 承認者のメールアドレスを指定します。
• **詳細：** 依頼の詳細な内容を記述します。

ステップ4：条件分岐（Condition）を設定する

承認アクションの後には、「**条件**」という分岐の箱があります。ここで承認の結果（`Outcome`）が「`Approve`（承認）」と等しいかどうかを判定します。この条件分岐によって、承認された場合と拒否された場合とでその後のアクションを変えることができるのです。

ステップ5：「はい」と「いいえ」の場合のアクションを設定する

• 「はい」の場合（承認された場合）：
  「アクションの追加」からSharePointの「**ファイルの移動**」アクションを選択し、ファイルを「承認済みフォルダ」へと移動させます。さらにTeamsの「**チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する**」アクションを追加し、チーム全体に承認完了を通知します。
• 「いいえ」の場合（拒否された場合）：
  Outlookの「**メールの送信 (V2)**」アクションを選択し、ファイルの作成者に対して承認が拒否された旨と承認者からの「コメント」を記載したフィードバックメールを自動で送信します。

フロー全体を保存すれば、お客様の24時間365日文句も言わずに働き続ける、忠実な「デジタル稟議担当者」の完成です。