Microsoft 365 (旧称 Office 365)とはなにか解説！

Q：ビジネスで幅広く利用されているMicrosoft Office。Microsoft 365 (旧称 Office 365)のシェア率が高まっていますが、具体的にはどのようなものなのでしょうか。従来のOffice製品との違いはあるのでしょうか。また、複数のプランがあるので、どのように利用すべきか迷います。

A：従来のOffice製品との大きな違いは、従来が「永続ライセンス型」なのに対し、Microsoft 365はサブスクリプション方式となっていることです。Microsoft 365は月々払いであり、月ごとにプランを変更できます。また、複数のプランがあるので、利用目的に応じて選ぶ必要があります。本記事では、Microsoft 365がどのようなものか解説します。

１．Microsoft 365とは？

Microsoft 365は、サブスクリプション方式のオフィスソフトです。月々一定料金を支払い、サービスを利用します。使用できるOfficeアプリは常に最新なので、互換性に支障を来すなどのトラブルは発生しません。

一方、従来のOffice製品は永続ライセンスシステムなので、年月が経過するにつれてバージョンが古くなります。また、Microsoft 365には複数のプランがあり、月ごとにプラン変更が可能です。

２．Microsoft 365のプラン

Microsoft 365には、個人・一般企業向けと大企業向けの様々なプランがあります。プランの数が多いので、選ぶ際迷う方もいるでしょう。

プランによって利用できるアプリやサービス内容が異なります。Microsoft 365の代表的なプランについて解説します。

①Microsoft 365 Apps for business

個人・一般企業で、Officeアプリのみを利用する場合におすすめです。全てのOfficeアプリを利用できるのが魅力です。ただし、グループウェアには対応していません。利用できるサービスは、「OneDrive for Business」です。

②Microsoft 365 Business Basic

Officeアプリは使用できないプランで、グループウェアがメインとなっています。

利用できるサービスは以下の通りです。

●Exchange
●SharePoint
●OneDrive for Business
●Skype for Business
●Microsoft Teams
●Yammer

クラウドサービスをメインで使用したい場合におすすめです。

③Microsoft 365 Business Standard

個人・一般企業向けとして、最もスタンダードなプランです。OfficeアプリとOfficeサービスの全てを利用できます。

「Microsoft 365 Apps for business」と「Microsoft 365 Business Basic」が合わさっています。

３．Microsoft 365のメリット

Microsoft 365には様々なメリットがあります。特徴を把握しておきましょう。

①最新版にバージョンアップできる

「Microsoft 365」は年間契約のオフィスソフトなので、常に最新版にバージョンアップできます。一方、永続ライセンスのソフトの場合、初回購入費用以外にコストが発生しないものの、バージョンが古くなると不具合が生じる可能性があります。

たとえば、「送られたファイルが文字化けしている」「レイアウトが崩れている」などのトラブルが生じるケースがあるのです。最新状態でスムーズに使用したい方にとって、最新版を利用できるMicrosoft 365は魅力的です。

②様々なデバイスにインストールできる

「Microsoft 365」は1つのライセンスで以下のような様々なデバイスにインストールできます。

●Windows
●Mac
●タブレット
●スマホ

5台までインストールできるので、複数のデバイスで使用したい方におすすめです。自宅ではパソコンで使用し、外出先ではタブレットやスマホで作業するという使い方もできます。

③ライセンス管理しやすい管理者画面あり

「Microsoft 365」は、利用したい期間・数量分を購入します。購入後、ライセンスの数を調整したいケースもあるでしょう。複数購入する場合、ライセンス管理が重要になります。

Microsoft 365には管理者画面があり、効率的にライセンスの割り当てを確認できる仕組みになっています。管理者画面で使用していないパソコンを外すなどし、無駄を省けるのが魅力です。

④初期費用が小さい

「Microsoft 365」は月々払いなので初期費用が小さく、利用しやすくなっています。とくに、パソコンを入れ替えるなど複数台にインストールする場合、初期費用の負担が小さいのは魅力的です。初期費用を抑えたい場合は、Microsoft 365の利用を検討してみると良いでしょう。

４．Microsoft365を使いこなすには？

Microsoft365は非常に便利なサービスですが、使いこなすにはポイントを押さえておくことが大切です。Microsoft365を最大限活用するには、利用目的に応じてプランを選び、使い方を把握しておくことが大切です。Microsoft365を使いこなすポイントについて解説します。 

①プランを検討する

Microsoft365を導入する際は、プランを検討する必要があります。

Microsoft365には以下のように様々なプランがあります。

●Microsoft 365 Personal
●Office Home & Business 2021
●Office Personal 2021
●Microsoft 365 Business Basic
●Microsoft 365 Business Standard
●Microsoft 365 Business Premium
●Microsoft 365 Apps
●Microsoft 365 E3
●Microsoft 365 E5
●Microsoft 365 F3

「Officeアプリをメインで使用する」「グループウェアに対応しているプランを選びたい」「セキュリティを重視したい」など希望に応じて最適なプランが異なります。それぞれのプランについてイメージするのが難しい場合、導入支援を受けられるケースがあるので利用を検討するのがおすすめです。

②利用目的を明確にしておく

Microsoft365を導入する際は、利用目的を明確にしておくことが大切です。Microsoft365では様々なOfficeアプリを利用できるのはもちろん、グループウェアに対応しているプランもあります。

実際の利用シーンをイメージし、最大限活用する方法をあらかじめ検討しておくと、効率的です。また、Microsoft365を利用するスキルを高めることも、使いこなすために重要です。利用目的を明確にし、達成できるよう情報収集する必要があるでしょう。 

まとめ

Microsoft 365は、サブスクリプション方式のオフィスソフトであり、月々料金を支払って利用します。複数のプランが提供されており、プランによって利用できるOfficeアプリやサービス内容が異なります。Microsoft 365を利用するには、利用目的を明確にし、最適なプランを選ぶことが大切です。

また、Microsoft 365はWindows、Mac、タブレット、スマホなど様々なデバイスにインストールできるので、活用の幅が広いです。その他様々なメリットがあります。

Microsoft 365の特徴を把握し、最大限利用しましょう。