“普通のTeams会議”との違いは？ウェビナーや全社集会で使える「Teamsライブイベント」の開催方法と使い方を徹底解説

タウンホールの哲学：それは「会議」ではなく、統制された「放送」である

私たちが日常的に利用するTeamsの「会議」は、その設計思想の根幹に「**コラボレーション（協業）**」があります。参加者は原則として対等であり、誰もが自由に発言し画面を共有し、議論に参加することが求められます。

しかし、参加者が数十人、数百人となるウェビナーや全社集会、あるいはオンラインの会社説明会といったシーンでは、この「対等性」が逆にイベントの進行を妨げるリスクとなります。意図しない参加者のマイクからの雑音、誤った画面共有による放送事故…。

「**Teams タウンホール**」は、このような大規模な配信イベント特有のリスクを排除し、プロフェッショナルな放送体験を実現するために設計された全く異なるツールです。その思想の核心は、「**役割の完全な分離**」にあります。

イベントの運営は少数の「**開催者**」「**共同開催者**」「**発表者**」という、明確な役割を持つ「舞台裏」のメンバーだけで行われます。そして大多数の「**出席者**」は、マイクもカメラも使えない「視聴者」として安全にコンテンツを受け取ることに専念します。これは双方向の「会議」ではありません。それは、統制され洗練された一方通行の「**放送（ブロードキャスト）**」なのです。

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第一章：役割の理解 - あなたはどの役を演じるのか？

タウンホールを成功させるための最初のステップは、運営チーム内の役割分担を明確にすることです。

• 開催者（Organizer）： イベントのスケジュール設定、アクセス許可の設定、そして共同開催者や発表者の指名など、イベント全体の責任者です。
• 共同開催者（Co-organizer）： 開催者とほぼ同等の権限を持ち、イベントの管理や当日の運営をサポートします。当日の配信コンテンツ（どの発表者の映像をライブにするかなど）をコントロールする「監督」の役割も担います。
• 発表者（Presenter）： 実際にカメラの前で話したり画面を共有したりする演者です。
• 出席者（Attendee）： 配信を視聴するオーディエンスです。カメラやマイクを使うことはできず、Q&A機能などを通じてのみイベントに参加します。

小規模なイベントであれば、一人が開催者、共同開催者、発表者を兼任することも可能です。

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第二章：イベントの企画 - タウンホールのスケジュール設定

それでは、具体的な開催手順に入ります。タウンホールはTeamsの「**カレンダー**」アプリから作成します。

1. タウンホールの作成：
   カレンダーの右上にある「新しい会議」ボタンの横のドロップダウンメニューから、「**タウンホール**」を選択します。
2. 基本情報の入力：
   通常の会議設定と同様に、イベントの「タイトル」「日時」を入力し、「共同開催者」と「発表者」を指名します。
3. 【最重要】アクセス許可の設定：
   イベントの詳細設定で、アクセス許可を設定します。これは誰がこの放送を視聴できるかを決定する極めて重要な設定です。
   • **プライベート：** 招待されたユーザーだけが視聴できます。
   • **組織内：** お客様の会社の組織内の全ての人が視聴できます。社内向けの全社集会などに適しています。
   • **パブリック：** リンクを知っている**世界中の誰もが**視聴できます。社外向けのウェビナーや製品発表会に適しています。サインインも不要です。
4. Q&Aなどのオプション設定：
   イベント設定の中で「Q&A」を有効にすれば、視聴者がテキストで質問を投稿できる機能が使えます。イベントの録画設定などもここで行います。
5. スケジュールと共有：
   「公開」ボタンをクリックすればイベントの作成は完了です。出席者（視聴者）に共有するための「**出席者リンク**」をコピーしておきましょう。

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第三章：放送開始 - 開催者と発表者のための操作マニュアル

イベントの時間になったら、開催者・共同開催者と発表者はカレンダーからイベントに「参加」します。すると、通常の会議とは異なるプロフェッショナルな「放送スタジオ」画面が表示されます。

開催者（または共同開催者）の仕事

開催者の画面では、参加している発表者のカメラ映像や共有コンテンツが画面下部に一覧で表示されます。主な仕事の流れは以下の通りです。

1. まず、ライブ配信に表示したいコンテンツ（発表者のカメラなど）を選択し、「**ステージに送信**」ボタンをクリックします。これにより、コンテンツが「ステージ」と呼ばれる配信準備エリアに移動します。
2. イベントの開始時間になったら、画面上部の「**会議を開始**」ボタンをクリックします。これでライブ配信が正式に開始され、ステージ上のコンテンツが視聴者へと配信されます。
3. 発表が進行するにつれて、次に表示したいコンテンツ（次の発表者のカメラや共有画面など）をステージにセットし、配信内容を切り替えていくことで番組を進行します。

この「ステージ」という準備エリアが、放送事故を防ぎ、プロのスムーズな進行を可能にする重要な仕組みです。

発表者の仕事

発表者の画面はよりシンプルです。開催者からの指示に従い自分のカメラやマイクをオンにしたり、「共有」ボタンからプレゼンテーション資料などを共有したりします。自分が今ライブになっているかどうかは、自分の映像が赤い枠で囲まれているかで確認できます。