はじめてのExcel・基本操作｜入力・計算・SUM・保存の基本をやさしく

計算式の先頭に「＝」が付いているか、確認しましょう。Excelで計算するときは、式の先頭に、必ず「＝（イコール）」を付ける必要があります。これが、初心者が、いちばんつまずきやすいポイントです。たとえば、「30+2」と入力しても、計算されず、ただの文字として「30+2」と表示されてしまいます。「=30+2」と、先頭に＝を付けて入力し、Enterを押すと、答えの「32」が表示されます。「あれ、計算されない」と思ったら、まず、＝が付いているかを、確認してください。また、セル番地を使った計算（=A1+B1 など）で、答えが出ない場合は、A1やB1に、数字ではなく「文字」が入っていないか、確認しましょう。数字が、文字として扱われていると、計算できません（数字が、左寄せになっていたら、文字として扱われている合図です）。さらに、掛け算は「×」ではなく「＊（アスタリスク）」、割り算は「÷」ではなく「／（スラッシュ）」を使う点も、間違えやすいので、注意しましょう。これらを確認すれば、たいていの計算は、うまくいきます。

いいえ、消えていません。列の幅を広げれば、表示されます。セルに「####（シャープの連続）」と表示されるのは、「列の幅が狭くて、数字を表示しきれていない」という合図です。データ自体は、消えていないので、ご安心ください。列の幅を広げれば、ちゃんと数字が、表示されます。列の幅を広げるには、画面上部の、列のアルファベット（AとBの間など）の、境界線にカーソルを合わせ、カーソルが、左右の矢印の形に変わったら、右にドラッグして、広げます。または、その境界線を、ダブルクリックすると、入力されている内容に合わせて、自動で、ちょうどよい幅に調整してくれます。これは、日付や、桁の多い数字を入力したときに、よく起こります。「####」を見ると、「データが消えた」「エラーだ」と、焦ってしまいがちですが、単に「表示しきれていない」だけなので、列の幅を広げるだけで、解決します。覚えておくと、慌てずに済みます。なお、文字の場合は、####にはならず、隣のセルにはみ出して表示されるか、途中で切れて表示されます。

いいえ、まずは「SUM」だけで十分です。Excelには、何百種類もの関数がありますが、最初から、すべてを覚える必要は、まったくありません。初心者の方は、まず、合計を出す「SUM」関数だけ、使えるようになれば、十分です。実際、日常的なExcel作業では、SUMが、いちばんよく使われます。SUMに慣れたら、次に、平均を出す「AVERAGE」、最大値の「MAX」、最小値の「MIN」、個数を数える「COUNT」あたりを、覚えると、できることが広がります。これらは、すべて、SUMと同じように、「=関数名(範囲)」の形で使えるので、SUMが使えれば、すぐに応用できます。さらに進んで、条件によって表示を変える「IF」や、表からデータを探す「XLOOKUP」などの関数もありますが、これらは、必要になってから、ひとつずつ覚えれば大丈夫です。大切なのは、「全部を覚えよう」と気負わず、「よく使うものから、少しずつ」覚えることです。関数は、あなたの作業を助けてくれる、便利な道具です。必要なものを、必要なときに、覚えていきましょう。

こまめな保存が、いちばんの予防策です。Excelで作業したファイルが、保存する前に、パソコンのフリーズや、電源トラブルなどで、消えてしまうことが、あります。これを防ぐ、いちばんの方法は、「こまめに保存する」ことです。作業中は、5分〜10分おきなど、区切りのよいところで、「上書き保存（Ctrlキー＋S）」をする習慣を、つけましょう。万一、保存せずに、Excelが閉じてしまった場合でも、Excelには「自動回復」という機能があり、再度Excelを開いたときに、回復用のファイルが、表示されることがあります。あきらめずに、確認してみてください。ただし、自動回復は、確実ではないので、やはり、こまめな手動保存が、いちばん頼りになります。また、Microsoft 365を使い、OneDrive（クラウド）に保存している場合は、「自動保存」をオンにすると、編集が、自動でこまめに保存され、安心です。大切なファイルは、こまめな保存を、習慣にしましょう。なお、ファイルの保存場所が、分からなくなった場合は、Excelの「最近使ったファイル」の一覧から、探せることが多いです。

Excelが使えるパソコンと、Officeのライセンスが必要です。Excelを使うには、まず、Excel（Microsoft Office、またはMicrosoft 365）が、使えるパソコンが必要です。Officeには、買い切り版（Office 2024など）と、サブスク版（Microsoft 365）があり、どちらかのライセンスがあれば、Excelを使えます。中古パソコンを購入する場合は、Officeが付属しているモデルを選ぶと、すぐにExcelを使い始められて、便利です。また、コストを抑えたい場合は、Microsoft Excelの代わりに、互換ソフトの「WPS Office」が搭載されたパソコンも、選択肢です。WPS Officeの表計算ソフト（Spreadsheets）でも、この記事でご紹介した、基本的な操作（セルへの入力、＝での計算、SUMでの合計など）は、おおよそ共通して使えます。ただし、Microsoft純正のExcelと、完全に同じ動作ではない部分もあるので、仕事で、ほかの人とExcelファイルを、頻繁にやり取りする場合は、Microsoft純正のOfficeが、安心です。ご自身の用途と予算に合わせて、選びましょう。OfficeやWPSの違いは、関連記事でも解説しています。