Teams会議の議事録はもう書かない！録画から文字起こし・要約までを自動化する全手順

議事録作成の終焉：AIがもたらす、会議参加の新しい哲学

私たちはこれまで長年にわたり、会議という共同作業の場で、2つの相反する役割を同時にこなすことを強いられてきました。それは、議論の内容を深く理解し自らの意見を述べるという、本来の「**参加者**」としての役割。そして、その議論の内容を後から参照できるように記録し保存する、「**記録係**」としての役割です。

人間の脳は、この2つの異なる認知的なタスクを、同時に高い品質で実行するようにはできていません。記録に集中すれば議論への貢献度は低下し、議論に没頭すれば記録の正確性は失われます。

Copilot for Microsoft 365がもたらす最も大きな価値は、この長年のジレンマを完全に解消することにあります。退屈で機械的な、しかし正確性が求められる「記録」というタスクを完全にAIへと委任する。そして、私たち人間はそこで創出された時間と集中力という最も貴重な資源を、共感、交渉、創造といった人間にしかできない、より高度な知的活動へと再投資する。これは単なる業務の効率化ではありません。それは、会議という場の価値そのものを再定義し、私たちの働き方の「質」を根底から変革する、新しい時代の働き方の哲学なのです。

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第一章：準備 - 完璧なAI議事録のための会議前の「仕込み」

最高のAI議事録を生成するための戦いは、会議が始まる前から始まっています。AIのパフォーマンスは、与えられる情報の「質」と「構造」に大きく左右されます。

まず、会議を設定する際には、必ずTeamsあるいはOutlookの予定表機能を使い、正式な「会議出席依頼」として作成します。そして、その説明欄にはその日の**明確な「議題（アジェンダ）」**を箇条書きなどで構造的に記述しておきましょう。この議題が、AIにとって会議の全体像と文脈を理解するための重要な「道しるべ」となります。

そして、会議が始まったら、お客様が行うべき最も重要な操作があります。それは、画面上部の「その他」メニューから「**レコーディングと文字起こし**」を選択し、「**文字起こしを開始**」と「**レコーディングを開始**」の両方をクリックすることです。

「レコーディング」は映像と音声を記録し、「文字起こし（トランスクリプション）」は誰がいつ何と発言したのかをリアルタイムでテキスト化していきます。Copilotは主にこの高精度な文字起こしデータを解析の基礎とするため、この2つのボタンを押し忘れることは致命的なミスとなります。また、AIが発言者を正確に識別できるよう、参加者にはできるだけクリアな音声で話してもらうよう協力を仰ぐことも、議事録の品質を高める上で有効です。

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第二章：AIによる自動要約 - 「インテリジェント会議要約」機能の解剖学

会議が終了しレコーディングを停止すると、数分後、その会議のチャットタブやカレンダーの予定の詳細画面に、Copilotが生成した「**インテリジェント会議要約**」が自動的に表示されます。これは、もはや人間が手作業で作成する従来の議事録を遥かに凌駕する、多機能でインタラクティブなレポートです。

AIが自動生成する主要なコンテンツ

この要約レポートには、主に以下の要素が含まれています。

• AIによるノート： 会議全体の議論の流れをCopilotが自然言語で要約したものです。重要なトピックやキーワードは太字で強調され、会議の全体像を一瞬で把握することができます。
• 提案されたタスク： Copilotが会話の文脈の中から、「〇〇さんが△△を金曜日までに行います」といった具体的なアクションアイテム（ToDo）を自動で検出し、担当者と共にリストアップしてくれます。
• 発言者タイムライン： 会議の録画映像のタイムライン上に、誰がどのタイミングで発言したかがアイコンで表示されます。特定の人の発言だけを効率的に聞き直すことができます。
• トピックとチャプター： AIが議論の区切りを自動で検出し、「議題Aについての議論」「予算に関する決定」といった形で動画に自動でチャプター（章）を設定してくれます。長い録画の中から目的の議論シーンを一瞬で探し出すことができます。

Copilotとの「対話」による議事録の深掘り

インテリジェント会議要約の真に革命的な点は、それが静的なレポートではなく、お客様が追加の質問を投げかけることができる「**対話型のデータベース**」であるという点です。要約の上部にあるCopilotのチャットボックスに、自然言語で質問を入力してみましょう。そのための効果的な「魔法のプロンプト」をいくつか紹介します。

• 【決定事項の確認】
  `この会議で最終的に決定した事項は何ですか？箇条書きでリストアップしてください。`
• 【特定の議論の詳細化】
  `「新しいデザイン案」について、山田さんはどのような懸念を示していましたか？彼の具体的な発言を引用して教えてください。`
• 【意見の対立点の抽出】
  `この会議で参加者の間で意見が分かれたポイントはありましたか？誰と誰がどのような点で異なる意見だったのか、まとめてください。`
• 【担当タスクの再確認】
  `私（自分の名前）に割り当てられたタスク（宿題）を全てリストアップしてください。`
• 【フォローアップメールの下書き作成】
  `この会議の決定事項を踏まえて、取引先の鈴木様宛に次のステップを確認するための丁寧なフォローアップメールの下書きを作成してください。`

このようにCopilotと対話を重ねることで、あなたは会議のあらゆる側面を後から深く、そして正確に掘り下げることができるのです。

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第三章：行動への転換 - タスク管理と情報共有の自動化

AIによって生成された議事録とタスクリストは、それを具体的な行動計画へと落とし込むことで初めてその価値を生み出します。Copilotは、その最後のプロセスまでもシームレスに連携・自動化します。

インテリジェント会議要約に表示された「提案されたタスク」の一覧から、担当すべきタスクを**Microsoft To Do**や、チームでタスクを管理するための**Microsoft Planner**に、ワンクリックで追加することができます。これにより、会議で発生したToDoがお客様の日常的なタスク管理システムに自動で統合され、実行漏れや確認漏れを確実に防ぐことができます。

また、生成された会議の要約や文字起こしデータは、簡単にコピーしてWord文書に貼り付け、公式な議事録として整形したり、あるいは会議に参加できなかったメンバーに対して会議のチャットやメールで共有したりすることが可能です。これにより、会議後の情報共有とタスク管理にかかっていた膨大な時間が劇的に削減されるのです。