Teamsを使いこなす！リモートワークでのコミュニケーション術

この記事の最終更新日：2025年7月1日

【思想】Teamsコミュニケーションの核 - 「同期」と「非同期」を使い分ける

Teamsを使いこなすための、最も重要な大原則。

それは、コミュニケーションの性質を「同期」と「非同期」の2種類に分け、それぞれの目的に合わせて、Teamsの機能を戦略的に使い分ける、という考え方です。

同期コミュニケーション：リアルタイム性の価値と、集中を妨げるコスト

**同期コミュニケーション**とは、相手と同じ時間を共有し、リアルタイムでやり取りを行うものです。

Teamsで言えば、**「ビデオ会議」**や、一対一あるいは少人数での**「チャット」**がこれにあたります。

その最大のメリットは、**即時性**です。

すぐに返事が欲しい、緊急の相談がしたい、複雑な問題について、相手の反応を見ながら議論を深めたい、といった場面で、絶大な威力を発揮します。

しかし、その裏側には、**相手の時間を強制的に奪い、集中を断ち切る**という、大きな「コスト」が潜んでいます。

重要度の低い、あるいは緊急性のない用件で、安易に同期コミュニケーションを選択することは、チーム全体の生産性を著しく低下させる原因となるのです。

非同期コミュニケーション：深い思考を促し、相手の時間を尊重する

**非同期コミュニケーション**とは、相手が自分の都合の良いタイミングで確認し、返信できる、リアルタイム性を前提としないやり取りです。

Teamsでは、プロジェクトや部署ごとに作られた**「チャネル」への投稿**が、これに相当します。

そのメリットは、**相手の時間を尊重できる**点にあります。

受け手は、自分の集中を妨げられることなく、作業のキリが良いタイミングで内容を確認し、じっくりと考えた上で、質の高い返信をすることができます。

また、やり取りのすべてが記録として残るため、後から参加したメンバーも、議論の経緯を簡単に把握できます。

デメリットは、当然ながら、即時性がないことです。

結論：コミュニケーションの目的で「場」を選ぶ

優れたチームは、この「同期」と「非同期」の使い分けが、非常に巧みです。

「これは、今すぐ全員で議論すべき重要な意思決定か？」それとも「これは、情報を共有し、各自の意見を後で聞くためのものか？」

このように、コミュニケーションの「目的」を常に自問し、それに最適な「場（Teamsの機能）」を選択する。

この意識をチーム全体で共有することこそが、デジタルオフィスを快適な空間にするための、最も重要な第一歩なのです。

【非同期編】「チャネル」を、チームの共有資産にするための作法

リモートワークの生産性は、この「チャネル」をいかにうまく使えるかで決まると言っても過言ではありません。

チャット vs チャネル - 最もよくある、そして最も深刻な間違い

多くのチームが陥る失敗が、本来チャネルで行うべき業務連絡やプロジェクトに関する議論を、すべて特定のメンバー間での「チャット」で済ませてしまうことです。

チャットは、オフィスでの「ちょっとした立ち話」や「内線電話」のようなものです。

クローズドな空間で、非公式な、あるいは緊急性の高い、一時的なやり取りを行うための場所です。

一方、**チャネル**は、プロジェクトや部署の「共有掲示板」であり、「公開された会議室」です。

そのプロジェクトに関するすべての議論、資料共有、意思決定のプロセスは、原則として、すべてこのチャネル上で行われるべきです。

なぜなら、チャネルでのやり取りは、そのチームのメンバーであれば、誰でも、いつでも、後から参照できる**「共有資産」**となるからです。

チャットで重要な決定を行ってしまうと、その情報はそのチャットの参加者だけのものとなり、後から「そんな話は聞いていない」という、深刻な認識の齟齬を生み出す原因となります。

チャネルを使いこなすための、5つの具体的な作法

1. 1. 適切なチャネルを作成する:

   「Aプロジェクト」「B案件」「マーケティング部」といった形で、テーマごとに明確なチャネルを作成します。

   「一般」チャネルは、雑談や全体へのアナウンスなど、限定的な用途に留めましょう。

2. 2. 必ず「件名」を付ける:

   チャネルで新しい会話を始める際は、必ず「件名」を入力する習慣をつけましょう。

   件名があるだけで、その投稿が何についての議論なのかが一目瞭然となり、後から見返す際の検索性も格段に向上します。

3. 3. スレッドで返信する:

   特定の投稿に対して返信する際は、必ずその投稿の下にある「返信」ボタンから、**スレッド形式**で返信してください。

   新しい投稿として返信してしまうと、どの話題に対する返信なのかが分からなくなり、会話が錯綜する原因となります。

4. 4. メンション（@）を効果的に使う:

   特定の誰かに確認や返信を求める場合は、`@相手の名前`という形で、メンションを付けましょう。

   これにより、相手に確実に通知が届きます。

   チーム全体への周知であれば`@チャネル名`、さらに重要度が高ければ`@チーム名`を使います。

5. 5. ファイルはチャネルに共有する:

   議論に関連するファイルは、投稿に添付する形で、チャネル上で共有しましょう。

   これにより、ファイルは自動的に、そのチャネルに紐づくSharePoint上の「ファイル」タブに整理・保管され、チームの誰もがいつでもアクセスできる、共有の資産となります。

【同期編】「会議」を成果の出る場に変える、計画と実行の全手順

リモートワークにおいて、最も時間を浪費しがちなのが、目的の曖昧な、非生産的なオンライン会議です。

Teamsの機能をフル活用し、会議を「拘束時間」から「価値創造の場」へと変革しましょう。

会議の前：準備が成果の9割を決める

優れた会議は、始まる前に、その成否のほとんどが決まっています。

• ・明確なアジェンダの共有:

  会議の目的、議論すべき項目、そして「この会議が終わった時に、何が決まっているべきか」というゴールを、事前に参加者全員に共有します。

• ・資料の事前共有:

  議論のベースとなる資料は、会議が始まる前に、必ず該当のチャネルに投稿しておき、参加者に目を通しておくよう依頼します。

  会議の時間を、資料の読み合わせで浪費するのは、最悪の時間の使い方です。

• ・会議オプションの最適化:

  前述の通り、「自動的にレコーディングと文字起こしを行う」をオンにしておきましょう。

  また、大人数が参加するセミナーなどでは、参加者のマイクやカメラを、最初からオフにしておく設定も有効です。

会議中：エンゲージメントを高める機能の活用

オンライン会議は、対面に比べて、参加者の集中力が途切れやすいという弱点があります。

Teamsの機能を活用し、参加者のエンゲージメントを高めましょう。

• ・カメラは原則オンに:

  顔が見えることで、非言語的なコミュニケーションが生まれ、一体感が醸成されます。

  背景が気になる場合は、「背景ぼかし」や「バーチャル背景」を使いましょう。

  Copilot+ PCであれば、AIがあなたの姿を自然に切り抜き、より高品質な背景効果を、低消費電力で実現します。

• ・PowerPoint Liveの活用:

  単なる画面共有ではなく、「PowerPoint Live」で資料を共有すると、参加者は、自分のペースでスライドを前後したり、ハイコントラストモードに切り替えたりと、より能動的にプレゼンに参加できます。

• ・チャットや投票機能の活用:

  議論の流れを止めずに、質問や補足意見を書き込める「チャット」や、素早く意見集約ができる「投票（Forms）」機能を、積極的に活用しましょう。

会議の後：【最重要】Copilotによる議事録の完全自動化

これが、2025年現在のTeams活用の、真骨頂です。

もし、あなたの組織が**Copilot for Microsoft 365**を契約している場合、会議の録画とトランスクリプトを有効にしておけば、あなたがやるべきことは、もはや何もありません。

会議が終了して数分後、Teamsのチャット欄には、Copilotが自動的に生成した**「インテリジェント会議要約」**が表示されます。

そこには、以下のような、人間が何時間もかけて作成していた以上の、完璧な議事録がすでに完成しているのです。

• ・AIによる要約:

  会議全体の目的、議論の要点、そして最終的な結論が、簡潔な文章でまとめられています。

• ・議題ごとのチャプター:

  AIが議論の区切りを認識し、「〇〇についての議論」「△△に関する意思決定」といった形で、議題ごとにチャプター分けされています。

  各チャプターをクリックすれば、録画の該当箇所に一瞬でジャンプできます。

• ・自動生成されたタスクリスト:

  「〇〇さん、これお願いできますか？」といった会話の中から、AIが「誰が」「何を」「いつまでに」やるべきか、というタスクを自動で抽出し、担当者別に一覧化してくれます。

会議の欠席者は、このAI要約を読むだけで会議のすべてを把握でき、出席者は、議事録作成という作業から完全に解放され、会議で決まった「次のアクション」に、即座に取りかかることができるのです。

まとめ - Teamsは、あなたのチームを「再定義」するツールである

Microsoft Teamsは、単なるコミュニケーションツールではありません。

それは、リモートワークという新しい働き方において、チームの生産性と創造性を、最大限に引き出すための、強力な「OS（オペレーティングシステム）」なのです。

1. 1. 思想を理解する:

   緊急性の高い相談は「チャット」、記録に残すべき議論は「チャネル」、そしてリアルタイムでの意思決定は「会議」と、コミュニケーションの目的別に、使うべき「場」を使い分けましょう。

2. 2. チャネルを「共有資産」として育てる:

   クローズドなチャットでのやり取りを減らし、すべての議論と資料を、オープンなチャネルに集約する文化を、チームで作り上げましょう。

3. 3. 会議を「デザイン」する:

   明確なアジェンダと、事前の資料共有を徹底し、会議の場を、単なる情報共有ではなく、価値を生み出すための、密度の濃い「意思決定の場」として設計しましょう。

4. 4. AIに「単純作業」をすべて任せる:

   会議の録画とトランスクリプトを有効にし、Copilotによる議事録の自動生成機能をフル活用することで、人間は、本来やるべき、より創造的な仕事に集中できます。

これらの作法を実践することで、あなたのチームは、場所という制約を超え、かつてないほどスムーズで、生産的で、そして創造的な、新しい共同作業の形を手に入れることができるはずです。

そして、こうした最先端のコミュニケーションを、最高の品質で実現するためには、高品質なWebカメラやマイク、そしてAI機能をストレスなく動かすパワフルな性能を持った、最新のPCが不可欠です。

あなたのリモートワーク環境を、最高のレベルへと引き上げるためのPC選びについても、ぜひ、私たち専門家にご相談ください。