最終更新日：2026年6月19日

Outlook活用ガイド

【2026年版】Outlookで複数の署名を使い分ける方法｜社外用・社内用を新規／返信で切り替える設定と新旧Outlookの違い

Q: 署名は、いくつでも作れますか？

はい、複数作成できます。Outlookでは、用途の違う署名を、いくつも作って、それぞれに名前をつけて保存できます。社外用、社内用、英語用など、分かりやすい名前をつけておくと、使い分けが楽になります。クラシックOutlookではファイルからオプション、メール、署名から、新しいOutlookやWeb版では設定（歯車）からアカウント、署名から作成します。作った署名は、メール作成時に選んで挿入したり、新規・返信の既定として設定したり（主にクラシックOutlook）できます。用途に応じて、必要な数だけ用意しておきましょう。

Q: 新規メールと返信で、署名を自動で分けられますか？

クラシックOutlookでは可能です。クラシックOutlookの署名設定には、新しいメッセージ用と返信/転送用の、既定の署名を別々に指定する項目があり、それぞれに違う署名を自動で挿入させられます。一方、新しいOutlook（New Outlook）やWeb版では、複数署名は作れますが、こうした細かな自動切り替えには制約があり、メール作成時に手動で選ぶ場面が多い、とされています。お使いのOutlookの種類によって、自動化できる範囲が変わるため、ご自身の環境での挙動を確認してください。仕様は変わることもあるので、最新情報はMicrosoftの公式でご確認を。

Q: クラシックと新しいOutlook、設定場所はどう違いますか？

設定の入り口が異なります。クラシックOutlook（従来のデスクトップ版）では、ファイルからオプション、メール、署名、または作成画面の署名ボタンから設定します。新しいOutlook（New Outlook）やWeb版では、設定（歯車のアイコン）からアカウント、署名から設定します。どちらでも複数署名は作れますが、新規・返信での自動切り替えの範囲が異なり、新しいOutlookは手動切り替えが基本になる場面が多いです。自分がどちらのOutlookを使っているか分からない場合は、画面の見た目や、設定の入り口で見分けられます。迷ったら公式情報を確認しましょう。

メールの署名を、社外用と社内用で、毎回手で打ち直している。切り替えを忘れて、そのまま送ってしまった。そんな経験はありませんか。Outlookでは、複数の署名を作って保存し、用途に応じて使い分けられます。新規メールと返信で、使う署名を分けることもできます。ただ、正直にお伝えすると、お使いのOutlookの種類（クラシックか、新しいOutlookか）によって、操作場所や、自動化できる範囲が変わります。この記事では、複数署名の作り方と使い分けの設定を、新旧の違いとあわせて、中立に解説します。専門用語には折りたたみの用語解説をつけました。

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新規・返信

IT初心者の七海さん

メールの署名、社外用と社内用で毎回手で打ち直してて…。切り替え忘れも多くて困ってます。Outlookで、相手に合わせて署名を使い分けるって、できるんですか？

IT上級者の大介先輩

できるよ。ポイントは3つ。①署名を複数作って、名前をつけて保存する ②新規メールと返信で、それぞれ使う署名を「既定」に設定する ③ただし、お使いのOutlookの種類（クラシックか、新しいOutlookか）で、操作場所や、自動で切り替わる範囲が違うんだ。だから、自分のOutlookではどうかを、確認しながら進めようね。順番に説明するよ。

この記事でわかること

複数署名を使い分ける利点
複数の署名を作る方法
新規・返信で既定を設定
新しいOutlook・Web版での扱い
複数アカウントでの使い分け
手動切り替えと注意点

結論

複数署名を作り、新規／返信で既定を設定。新旧Outlookで範囲が違う

Outlookでは、用途の違う署名を、いくつも作って保存できます。たとえば、初めての取引先に送る「社外用（連絡先をフルに記載）」と、社内の同僚に送る「社内用（簡潔なもの）」を、別々に用意しておけます。それぞれに「社外用」「社内用」といった分かりやすい名前をつけて保存し、メールを書くときに、使いたい署名を選べます。さらに、「新規メール」を書くときと、「返信・転送」のときとで、自動的に挿入される既定の署名を、別々に指定することもできます。これがうまく設定できると、毎回手で打ち直す必要も、切り替えを忘れる心配も、減らせます。

ただ、ここで正直にお伝えしておきたい、大切な点があります。Outlookには現在、長く使われてきた「クラシックOutlook」と、新しくなった「新しいOutlook（New Outlook）」があり、署名の設定場所や、自動切り替えできる範囲が、両者で異なります。クラシックOutlookでは、新規用と返信用の既定署名を別々に設定して、自動で挿入させることができます。一方、新しいOutlookやWeb版では、複数の署名は作れるものの、旧来のような細かな自動切り替えには制約があり、メール作成時に手動で署名を選ぶ場面が多い、と複数の解説で指摘されています。ですから、この記事の手順は、お使いのOutlookの種類に合わせて読み替えてください。仕様は変わることもあるので、うまくいかないときは、Microsoftの公式情報で最新の方法をご確認ください。

Outlookで複数の署名を使い分ける方法を七海が大介に相談している導入漫画 — 署名の打ち直しに困る七海さんに、大介先輩が「署名を複数作って名前をつけて保存・新規と返信で使う署名を既定に設定・ただしお使いのOutlookの種類で操作や自動化の範囲が違う」と整理します。

複数署名を使い分ける利点

まず、なぜ署名を複数使い分けると便利なのか、その利点を整理しましょう。目的がはっきりすると、設定も活きてきます。

署名は、メールの末尾につける、送信者の情報です。会社名、氏名、部署、連絡先などを記します。これを一つだけにしていると、すべてのメールに、同じ署名がつきます。しかし、実際のビジネスでは、相手や状況によって、ちょうどよい署名は変わります。たとえば、初めての取引先には、会社の住所や代表電話まで入れた、丁寧でフルな署名が適しています。一方、毎日やり取りする社内の同僚に、毎回フルの署名をつけると、かえって冗長です。社内向けには、名前と内線くらいの、簡潔な署名のほうが、すっきりします。

「相手や状況に合った署名を、すぐ使える」

このように、相手や状況に応じて署名を使い分けると、メールの印象や読みやすさが、ぐっと良くなります。複数の署名を用意しておけば、その都度、一から打ち直す必要がなく、選ぶだけで、適切な署名を挿入できます。社外用・社内用のほか、英語での連絡が多い方は、日本語用と英語用を分けておく、といった使い方も便利です。署名の使い分けは、小さな工夫ですが、日々のメール業務を、地道に効率化してくれます。メール全体の管理術は、Outlookのメール管理・効率化もあわせてどうぞ。

署名（シグネチャ）

「署名（シグネチャ）」は、メールの末尾に挿入する、送信者の情報のまとまりです。一般的には、会社名、部署、氏名、メールアドレス、電話番号などを記します。ビジネスメールでは、相手が連絡先を把握したり、送信者の所属を確認したりするのに役立ちます。Outlookでは、この署名を、あらかじめ作成・保存しておき、メール作成時に挿入できます。複数の署名を作って、社外用・社内用などで使い分けることも可能です。署名は、メールの印象や、必要な情報の過不足に関わるため、相手や状況に合わせて、適切なものを使うと、コミュニケーションがスムーズになります。

複数の署名を作る方法

では、実際に複数の署名を作ってみましょう。ここでは、まずクラシックOutlookでの基本的な作り方を説明します。

クラシックOutlook（長く使われてきた、デスクトップ版のOutlook）では、署名の設定は、「ファイル」→「オプション」→「メール」→「署名」と進むと開けます。または、新しいメールの作成画面で、「署名」ボタンから「署名」を選んでも、同じ設定画面が開きます。「署名とひな形」の画面が開いたら、「新規作成」ボタンをクリックし、署名の名前を入力します。この名前は、自分で管理するためのものなので、「社外用」「社内用」など、分かりやすい名前にしましょう。名前をつけたら、下の編集欄に、その署名の中身（会社名や氏名、連絡先など）を入力し、フォントや色などを整えます。

「『新規作成』で名前をつけ、中身を入力して保存」

同じ手順を繰り返せば、「社外用」「社内用」「英語用」など、複数の署名を、いくつでも作れます。それぞれ、用途に合った内容で作っておきましょう。署名には、文字情報だけでなく、画像（会社のロゴなど）を入れることもできますが、画像や過度な装飾は、相手の環境での表示崩れや、技術的な不具合につながることもあるため、ビジネス用途では、シンプルな文字中心の署名にしておくほうが、無難で確実です。作った署名は、次の章で説明する「既定の署名」の設定で、自動挿入させられます。連絡先の管理は、Outlookの連絡先管理も参考になります。

新規・返信で既定を設定

複数の署名を作ったら、次は「どの署名を、いつ自動で入れるか」の設定です。ここが、使い分けの便利さの中心になります。

クラシックOutlookの「署名とひな形」の画面には、署名を作る欄のほかに、「既定の署名の選択」という設定があります。ここで、「電子メールアカウント」（複数ある場合は対象のアカウント）を選び、その下の「新しいメッセージ」と「返信/転送」の、それぞれに、どの署名を自動で挿入するかを、指定できます。たとえば、「新しいメッセージ」には「社外用」を、「返信/転送」には「社内用（または署名なし）」を、といった設定が可能です。こう設定しておくと、新規メールを書き始めると自動で社外用が入り、返信のときは設定した署名が入る、という形になります。

「新規と返信で、別々の既定署名を指定できる」

この「新規」と「返信/転送」で既定を分けられるのが、クラシックOutlookでの、使い分けの便利なところです。よく使う組み合わせを既定にしておけば、毎回選ぶ手間が減ります。なお、既定をどう設定しても、個別のメールでは、後から手動で別の署名に変えられます（その方法は後の章で説明します）。まずは、自分のいちばん多いパターンを既定に設定しておくと、日々の手間が減ります。ただし、ここまでが「新規と返信で自動的に署名を分ける」設定で、これは主にクラシックOutlookでの話です。新しいOutlookでは扱いが異なるので、次の章で説明します。

既定の署名

「既定の署名」は、メールを書くときに、最初から自動的に挿入される、あらかじめ指定しておく署名のことです。クラシックOutlookでは、署名の設定画面で、メールアカウントごとに、「新しいメッセージ」を書くときの既定署名と、「返信/転送」のときの既定署名を、別々に選べます。たとえば、新規メールには社外用、返信には社内用、といった指定ができます。既定を設定しておくと、毎回手動で署名を選ぶ必要がなく、自動で挿入されるため、手間と入れ忘れが減ります。個別のメールでは、既定とは別の署名に、手動で切り替えることもできます。なお、自動で挿入する署名を設けず、毎回手動で選ぶ設定にすることも可能です。

新しいOutlook・Web版での扱い

新しいOutlookやWeb版での署名の扱いを七海と大介が比較しながら整理している様子

ここが、正直にお伝えしたい大切なポイントです。新しいOutlookやWeb版では、署名の設定場所も、自動切り替えの範囲も、クラシックとは異なります。

「新しいOutlook（New Outlook）」やWeb版（Outlook on the web）では、署名の設定は、「設定（歯車のアイコン）」→「アカウント」→「署名」から行います。ここでも、複数の署名を作成し、名前をつけて保存できます。そして、新規メッセージに適用する署名と、返信・転送に適用する署名を、選ぶこともできます。基本的な「複数署名を作って使い分ける」ことは、新しいOutlookでも可能です。設定の入り口が、クラシックの「ファイル→オプション」ではなく、「歯車→アカウント→署名」になっている点が、まず違いです。

「新しいOutlookは手動切り替えが必要な場面も」

ただし、正直にお伝えすると、新しいOutlookでは、クラシックOutlookにあったようなTPO別の細かな自動切り替えが、同じようにはできず、メール作成時に、手動で署名を選ぶ場面が多い、と複数の解説で指摘されています。つまり、「新規は社外用、返信は社内用」のような自動の挙動が、クラシックほど思いどおりにならないことがあります。その場合は、メール作成画面で、「挿入」タブや右クリックメニューなどから「署名」を呼び出し、使いたい署名を手動で選ぶ、という運用になります。新しいOutlookは仕様の変更が続いているため、自動化の範囲は、今後変わる可能性もあります。お使いの環境での挙動を確かめ、最新の方法は、Microsoftの公式情報で確認するのが確実です。

新しいOutlookとクラシックOutlook

「クラシックOutlook」は、長年使われてきた、従来のデスクトップ版Outlookです。署名は「ファイル」→「オプション」→「メール」→「署名」で設定し、新規用・返信用の既定署名を別々に指定して自動挿入できます。「新しいOutlook（New Outlook）」は、Microsoftが提供する、新しい設計のOutlookで、Web版（Outlook on the web）と仕組みを共有しています。署名は「設定（歯車）」→「アカウント」→「署名」で設定します。複数署名の作成はできますが、新規・返信での細かな自動切り替えには、クラシックと比べて制約があり、手動での切り替えが必要な場面が多いとされています。どちらを使っているかで操作が変わるため、自分の環境を確認することが大切です。仕様は変わることがあるため、最新情報は公式でご確認ください。

複数アカウントでの使い分け

複数のメールアカウントを使っている場合、署名はアカウントごとに設定できます。これも、使い分けの大切なポイントです。

Outlookに、複数のメールアカウント（たとえば、会社用と個人用、または複数の部署のアドレス）を追加している場合、署名は、アカウントごとに、別々に設定・保存されます。署名の設定画面で、「どのアカウントに適用する署名か」を選んでから、そのアカウント用の署名や、既定の設定を行います。これにより、会社用アカウントから送るときは会社の署名、別のアカウントから送るときはそれ用の署名、というように、アカウントに応じた署名を使えます。新しいOutlookやWeb版でも、署名はメールアドレスごとに個別に保持されるため、設定の際は、対象のアカウントが正しいかを確認しましょう。

「署名はアカウントごとに保存・対象を確認」

複数アカウントを使っていると、「設定したはずの署名が出ない」というとき、別のアカウントに対して設定していた、というケースがよくあります。署名がうまく反映されないと感じたら、まず、今設定しようとしているアカウントが、実際に使うアカウントと一致しているかを、確認してみてください。また、Microsoft 365の環境では、作成した署名がクラウド経由で複数のデバイスに同期される「クラウド署名」という仕組みもあり、一台で設定すれば、ほかのデバイスでも使えることがあります。同期には少し時間がかかることもあるので、すぐ反映されないときは、少し待つか、設定を保存し直すとよいでしょう。

クラウド署名（Roaming Signatures）

「クラウド署名（Roaming Signatures、ローミング署名）」は、Microsoft 365の環境で、作成した署名を、クラウド（インターネット上のサーバー）に保存し、複数のデバイス間で同期する仕組みです。これにより、たとえば会社のPCで作った署名が、自宅のPCや別のデバイスのOutlookでも、自動的に使えるようになります。以前は、署名は各PCの中だけに保存されていたため、デバイスごとに作り直す必要がありましたが、クラウド署名により、その手間が減りました。同期には多少時間がかかることがあり、すぐ反映されない場合は、少し待つか、署名を保存し直すと、同期が進むことがあります。利用条件は環境により異なります。

手動切り替えと注意点

最後に、個別のメールで署名を手動で切り替える方法と、署名を使ううえでの注意点を、正直にまとめます。

既定の署名を設定していても、特定のメールだけ、別の署名を使いたいことがあります。その場合は、メールの作成画面で、署名を手動で切り替えられます。クラシックOutlookでは、作成画面の「メッセージ」タブなどにある「署名」ボタンをクリックし、保存してある署名の一覧から、使いたいものを選びます。新しいOutlookやWeb版でも、「挿入」タブや、右クリックメニューなどから「署名」を呼び出し、一覧から選べます。すると、その署名が、本文に挿入（または差し替え）されます。新しいOutlookでは、前述のとおり、この手動切り替えが基本になる場面が多いです。

「個別メールは手動で切替・送信前に署名を確認」

注意点を、いくつかお伝えします。第一に、署名の入れ忘れ・切り替え忘れを防ぐため、送信ボタンを押す前に、署名が正しいか、ひと目確認する習慣をつけると安心です。とくに社外メールで、社内用の簡素な署名のまま送ってしまわないよう、気をつけましょう。第二に、署名に画像や凝った装飾を入れると、相手のメール環境によっては、表示が崩れたり、画像が表示されなかったりすることがあります。確実性を重視するなら、シンプルな文字中心の署名がおすすめです。第三に、Outlookの仕様は更新されることがあり、とくに新しいOutlookは変化が続いています。設定がうまくいかないときは、Microsoftの公式情報で、最新の手順を確認してください。基本を押さえれば、署名の使い分けは、日々のメールを、地道に楽にしてくれます。安定して使えるPC選びは、ビジネスモデルもご覧ください。

よくある質問

署名は、いくつでも作れますか？

はい、複数作成できます。Outlookでは、用途の違う署名を、いくつも作って、それぞれに名前をつけて保存できます。「社外用」「社内用」「英語用」など、分かりやすい名前をつけておくと、使い分けが楽になります。クラシックOutlookでは「ファイル」→「オプション」→「メール」→「署名」から、新しいOutlookやWeb版では「設定（歯車）」→「アカウント」→「署名」から作成します。作った署名は、メール作成時に選んで挿入したり、新規・返信の既定として設定したり（主にクラシックOutlook）できます。用途に応じて、必要な数だけ用意しておきましょう。

新規メールと返信で、署名を自動で分けられますか？

クラシックOutlookでは可能です。クラシックOutlookの署名設定には、「新しいメッセージ」用と「返信/転送」用の、既定の署名を別々に指定する項目があり、それぞれに違う署名を自動で挿入させられます。一方、新しいOutlook（New Outlook）やWeb版では、複数署名は作れますが、こうした細かな自動切り替えには制約があり、メール作成時に手動で選ぶ場面が多い、とされています。お使いのOutlookの種類によって、自動化できる範囲が変わるため、ご自身の環境での挙動を確認してください。仕様は変わることもあるので、最新情報はMicrosoftの公式でご確認を。

クラシックと新しいOutlook、設定場所はどう違いますか？

設定の入り口が異なります。クラシックOutlook（従来のデスクトップ版）では、「ファイル」→「オプション」→「メール」→「署名」、または作成画面の「署名」ボタンから設定します。新しいOutlook（New Outlook）やWeb版では、「設定（歯車のアイコン）」→「アカウント」→「署名」から設定します。どちらでも複数署名は作れますが、新規・返信での自動切り替えの範囲が異なり、新しいOutlookは手動切り替えが基本になる場面が多いです。自分がどちらのOutlookを使っているか分からない場合は、画面の見た目や、設定の入り口で見分けられます。迷ったら公式情報を確認しましょう。

設定した署名が、メールに出てきません。

対象のアカウントを確認してみてください。複数のメールアカウントを使っている場合、署名はアカウントごとに別々に保存されます。設定したはずの署名が出ないときは、別のアカウントに対して設定していた、というケースがよくあります。署名の設定画面で、今使おうとしているアカウントが、正しく選ばれているかを確認してください。また、新規・返信のどちらに既定を設定したかも、あわせて確認しましょう。Microsoft 365のクラウド署名を使っている場合、同期に時間がかかって反映が遅れることもあるので、少し待つか、署名を保存し直すと、改善することがあります。

署名に会社のロゴ画像を入れても大丈夫？

入れられますが、シンプルにするほうが無難です。署名には、画像（会社のロゴなど）を入れることもできます。ただし、画像や凝った装飾は、受け取る相手のメール環境によっては、表示が崩れたり、画像が表示されなかったり、ファイルサイズが大きくなったりすることがあります。技術的な不具合のリスクもあるため、確実性を重視するビジネス用途では、文字情報を中心にした、シンプルな署名にしておくほうが無難です。どうしてもロゴを入れたい場合は、画像のサイズを抑え、相手の環境でどう見えるかを、事前に確認しておくと安心です。

まとめ

Outlookで複数の署名を使い分ける方法を整理してわかりやすく案内している様子の七海と大介

Outlookでは、社外用・社内用など、用途の違う署名を複数作って、それぞれに名前をつけて保存し、使い分けられます。クラシックOutlook（従来のデスクトップ版）では、「ファイル」→「オプション」→「メール」→「署名」で署名を作成し、メールアカウントごとに、「新しいメッセージ」用と「返信/転送」用の既定署名を、別々に設定して、自動で挿入させられます。これにより、新規と返信で署名を自動的に分けられ、手間と入れ忘れを減らせます。

一方、新しいOutlook（New Outlook）やWeb版では、設定場所が「設定（歯車）」→「アカウント」→「署名」に変わり、複数署名は作れるものの、旧来のような細かな自動切り替えには制約があり、メール作成時に手動で選ぶ場面が多い、とされています。複数アカウントを使う場合は、署名がアカウントごとに保存される点にも注意しましょう。署名に画像や凝った装飾を入れると表示が崩れることがあるので、シンプルな文字中心が無難です。お使いのOutlookの種類で操作と自動化の範囲が変わるため、自分の環境を確認し、うまくいかないときや最新の仕様は、Microsoftの公式情報でご確認ください。基本を押さえれば、署名の使い分けが、日々のメールを楽にしてくれます。

仕事に使える一台を