
OneNoteで効率的に会議ノートをまとめるコツ
Officeのお役立ち情報

Q:「会議中にメモを取るのが苦手なんです…会議の内容をノートに書き留めているんですが、後から見返すと何が重要なのか分からなくなってしまうんです…。メモがごちゃごちゃして、結局どこに何を書いたのかも見つけられなくて…」
A:「それなら、OneNoteを使うといい。紙のノートのように自由に記録できる上に、検索や整理がしやすいから、あとで振り返るのも楽になる。会議のメモをデジタル化すれば、共有も簡単になるぞ!よし、それではOneNoteを使った効率的な会議ノートのまとめ方を詳しく説明しよう」
1. OneNoteを活用するメリット
OneNoteは、Microsoftが提供するデジタルノートアプリで、会議の議事録やメモを効率的に管理できる。紙のノートとは異なり、テキスト入力だけでなく、音声録音や画像、手書きメモを組み合わせて記録できるのが特徴だ。
OneNoteを使うメリット
● ノートの整理が容易:タグやセクションを活用して、情報をカテゴリ別に分類できる
● 検索機能が強力:過去のメモをキーワード検索で瞬時に見つけられる
● クラウド同期:OneDriveと連携し、どのデバイスからでもアクセス可能
● 手書き入力に対応:SurfaceやiPadを使って直感的にメモを取ることができる
● チームでの共有が簡単:会議ノートをリアルタイムで共有し、共同編集が可能
これらの機能を活用することで、会議の内容を無駄なく整理し、スムーズに活用できる。
OneNoteを活用するメリットと効率的な会議ノートのまとめ方
会議のメモを取る際、「紙のノートでは整理が大変」「後で検索しづらい」と感じることはないだろうか。Microsoft OneNoteは、デジタルならではの機能を活用して、より効率的に会議ノートを管理できるツールだ。本記事では、OneNoteを活用するメリットを詳しく解説し、実際の使用方法や設定手順を紹介する。
1. OneNoteを活用するメリット
OneNoteとは?
OneNoteは、Microsoftが提供するクラウド対応のデジタルノートアプリで、テキスト・画像・手書きメモ・音声録音など、さまざまな形式で情報を記録できる。会議のメモを効率的に整理し、必要な情報をすぐに取り出せるのが特徴だ。
OneNoteの主なメリット
① ノートの整理が容易
OneNoteでは、ノートブック > セクション > ページという階層構造でノートを管理できる。会議ごとに異なるセクションを作成し、議題別にページを整理することで、後から見返しやすくなる。
● ノートブック:「会議記録」「プロジェクト進捗」など、目的ごとに作成
● セクション:「定例会議」「取引先会議」など、種類ごとに分類
● ページ:各会議の詳細なメモを記録
② 強力な検索機能
OneNoteはキーワード検索が強力で、手書きメモや画像内の文字(OCR機能)も検索対象となる。紙のノートと違い、必要な情報をすぐに見つけられる。
検索方法
- Ctrl + E(Windows)または Cmd + F(Mac) で検索バーを開く
- キーワードを入力
- 該当するノートを一覧から選択
③ クラウド同期でどのデバイスからもアクセス可能
OneNoteはOneDriveと連携しており、PC・スマホ・タブレット間でリアルタイム同期が可能。出先でスマホから確認したり、PCで編集した内容をそのままタブレットで閲覧するといった使い方ができる。
④ 手書き入力が可能
タッチ対応デバイス(SurfaceやiPad)では、ペンを使って手書きメモが取れる。さらに、「手書き→テキスト変換」機能を使えば、手書きした内容を自動でテキストに変換できる。
⑤ チームでの共有が簡単
OneNoteのノートブックは共有設定が可能で、チームメンバーとリアルタイムで編集・閲覧できる。これにより、会議の記録を即座に共有し、意思決定をスムーズに進めることができる。
共有手順
- 「ファイル」→「共有」
- 共有相手のメールアドレスを入力
- 「編集可能」または「閲覧のみ」を選択
- 「共有」をクリック
2. OneNoteを活用した会議ノートの整理方法
基本のテンプレートを作成する
会議ノートを効率的に管理するために、統一フォーマットのテンプレートを作成しておくと便利だ。
おすすめのテンプレート構成
- 会議情報(日時・場所・参加者)
- 議題と発言内容
- 決定事項とアクションアイテム
- 補足資料(画像・リンク・PDF)
テンプレートを作成することで、会議ごとのフォーマットを統一し、後からの確認が容易になる。
テンプレートの設定手順
- 会議ノートのテンプレートを作成
- 「ページテンプレートとして保存」を選択
- 次回以降、同じフォーマットを呼び出して使用
3. 会議中に活用できる便利機能
① 録音機能を活用
OneNoteには音声録音機能があり、会議の重要な部分を録音しておけば、後で聞き直すことができる。
録音の手順
- 「挿入」タブを開く
- 「音声の録音」を選択
- 録音開始
- 会議終了後、「再生」で確認
② タグ機能で情報を整理
OneNoteのタグ機能を使うと、重要なポイントをすぐに見つけられる。
おすすめのタグ ● 「重要」タグ(決定事項に付与)
● 「アクションアイテム」タグ(タスクに適用)
● 「質問」タグ(確認が必要な事項)
タグを付ける手順
- テキストを選択
- 「ホーム」タブでタグを選択
- 必要に応じてカスタムタグを追加
③ To Doリストを活用
会議で決まったタスクをTo Doリストに追加すると、進捗管理がしやすくなる。
To Doリストの作成方法
- 「ホーム」タブの「To Do」アイコンをクリック
- タスクを入力
- 完了したらチェックマークを入れる
4. 会議後の整理と共有
会議終了後は、メモを整理し、関係者と共有することで活用の幅が広がる。
① 会議ノートを清書
● 不要な情報を削除し、要点を整理
● 決定事項とタスクを明確に記載
● 補足資料(画像・リンク)を添付
② チームメンバーと共有
共有機能を活用し、チーム全員がアクセスできるように設定。
共有の手順
- 「ファイル」→「共有」
- 共有相手のメールアドレスを入力
- アクセス権(編集可・閲覧のみ)を設定
- 「共有」をクリック
結論
OneNoteを活用すると、会議のノートを効率的にまとめ、整理しやすくなる。特に、以下のポイントを押さえることで、情報の活用度を高めることができる。
● ノートブック・セクション・ページを活用し、構造化する
● 検索機能を使って、必要な情報を素早く見つける
● 手書き・音声録音・To Doリストを活用して、多様な記録方法を取り入れる
● チーム共有機能を使い、リアルタイムで情報を管理する
OneNoteを適切に活用することで、会議ノートを無駄なく整理し、業務の効率化につなげよう。
2. 会議ノートを効率的に取るための準備
OneNoteを使う前に、まずは基本的な設定を行い、使いやすい環境を整えることが重要だ。
基本的な設定
-
OneNoteをインストール
- Microsoft 365のアカウントでログインし、PC・スマホ・タブレットにアプリをインストール
-
ノートブックを作成
- 「会議ノート」専用のノートブックを作成し、必要なセクションを追加
-
テンプレートを準備
- 会議ごとに統一したフォーマットを使用すると、情報の整理がしやすくなる
推奨テンプレート構成
● 会議の基本情報(日時・参加者・議題)
● 議事録(発言者ごとのポイントを記録)
● 決定事項とアクションアイテム(To Doリストを活用)
● 補足資料(画像やPDFを貼り付け)
これらを事前に準備しておくことで、会議中のメモが整理しやすくなる。
会議ノートを効率的に取るための準備
OneNoteを活用して会議のノートを取る際、事前に環境を整えておくことで、記録作業がスムーズに進む。基本的な設定やノートの整理方法を工夫することで、会議の情報を分かりやすく記録し、後から活用しやすくなる。本記事では、OneNoteを活用した会議ノートの準備手順について詳しく解説する。
1. OneNoteの基本設定を行う
OneNoteを効果的に使うために、まずはアプリのインストールと基本設定を済ませておくことが重要だ。
① OneNoteをインストールする
OneNoteはWindows・Mac・iOS・Androidの各プラットフォームで利用可能。Microsoft 365のアカウントでログインすると、どのデバイスでもデータを同期できる。
インストール手順
- Microsoftの公式サイトまたはアプリストアからOneNoteをダウンロード
- インストール後、Microsoft 365アカウントでログイン
- クラウド同期を有効にし、どのデバイスからもアクセスできる状態にする
これにより、PC・タブレット・スマホ間でシームレスにデータを管理できる。
② ノートブックを作成
会議のノートをスムーズに整理するために、専用のノートブックを作成し、セクションを分けて管理する。
おすすめのノートブック構成 ● ノートブック名:「会議ノート」
- 会議関連の情報を一括管理する専用のノートブックを作成する
● セクションの作成 - 「定例会議」(定期的に開催される会議)
- 「プロジェクト会議」(特定のプロジェクト関連の会議)
- 「クライアント会議」(取引先や顧客との打ち合わせ)
作成手順
- OneNoteを開く
- 「新しいノートブック」を選択し、名称を入力
- 「+セクション」を追加し、会議の種類ごとに分類
- ページを追加し、個別の会議記録を作成
これにより、過去の会議内容をすぐに参照できる環境を構築できる。
2. 会議ノートのテンプレートを作成する
OneNoteには、会議ごとに統一したフォーマットを設定できる機能がある。あらかじめテンプレートを準備しておくと、メモの整理が容易になる。
① 推奨テンプレート構成
統一されたフォーマットを使うことで、どの会議でも同じ流れで情報を整理できる。
おすすめのフォーマット
- 会議の基本情報 - 日時・場所・参加者 - 会議の目的
- 議事録 - 議題ごとに要点を記録 - 発言者を明記
- 決定事項とアクションアイテム - 決定事項の概要 - 担当者と期限を明記
- 補足資料 - 画像・リンク・PDFを添付
② テンプレートの作成手順
- OneNoteで新しいページを作成
- 上記のテンプレート構成を入力
- 「ページテンプレートとして保存」を選択
- 次回以降、会議の際にすぐに呼び出せるように設定
この方法を使うと、会議ごとのフォーマットが統一され、重要な情報を抜け漏れなく記録できる。
3. 事前準備として活用できる便利機能
会議前にOneNoteを準備する際、いくつかの便利な機能を活用することで、よりスムーズにノートを取ることができる。
① Outlookとの連携で会議情報を自動取得
OneNoteはOutlookと連携可能で、会議の予定を直接ノートに取り込むことができる。
手順
- Outlookで会議の予定を開く
- 「OneNoteに送信」をクリック
- ノートブックの保存先を選択し、追加
この機能を使うと、日時・参加者・会議の議題が自動で反映されるため、手入力の手間が省ける。
② タグ機能を活用して情報を整理
OneNoteのタグ機能を活用すると、重要な情報を視覚的に整理できる。
おすすめのタグ ● 「重要」タグ:会議の重要なポイントに適用
● 「アクションアイテム」タグ:To Doリストとして活用
● 「質問」タグ:確認が必要な内容をマーク
タグの設定方法
- テキストを選択
- 「ホーム」タブの「タグ」から適切なものを選択
- リストからカスタムタグを追加
これにより、後から会議の重要ポイントを素早く見つけることが可能になる。
③ クラウド同期で会議中の共有をスムーズに
OneNoteのリアルタイム同期機能を活用すると、会議中に複数人で同時にメモを取ることができる。
手順
- 「ファイル」→「共有」
- 共有相手のメールアドレスを入力
- 「編集可能」を選択
- 「共有」をクリック
これにより、複数人が同じノートを編集でき、会議中にリアルタイムで意見を記録することが可能。
結論
OneNoteを活用することで、会議のノートを効率的にまとめることができる。特に、事前に準備を整えておくことで、会議中のメモがスムーズに進み、後からの情報整理が簡単になる。
● ノートブック・セクション・ページを活用し、構造化する
● 統一したテンプレートを作成し、会議ノートのフォーマットを統一する
● Outlookとの連携で会議の情報を自動取得する
● タグ機能を活用し、会議の重要ポイントを明確にする
● リアルタイム同期機能を活用し、チームメンバーと同時にノートを作成する
OneNoteの基本設定をしっかり整えることで、会議の生産性を向上させ、情報管理の効率を飛躍的に向上させることができる。
3. OneNoteで効率的に会議メモを取る方法
会議中のメモを効率的に取るためには、ツールの活用と入力方法の工夫が必要だ。
キーボード入力を活用
OneNoteのテキスト入力は、自由に配置できるため、発言ごとにメモを取るのに便利だ。
● 箇条書きを活用
- 発言内容を短いポイントで記録
- 「●」「▶」「✔」などの記号を使い、内容を分類
● インデントで構造化
- 議題ごとに見出しを設定
- 発言内容をインデントし、関係性を明確にする
音声録音機能を活用
会議中にメモを取るのが難しい場合は、OneNoteの音声録音機能を活用すると便利だ。
録音手順
- OneNoteの「挿入」タブを開く
- 「音声の録音」を選択
- 会議終了後、録音データを再生しながら要点を整理
メリット
● 発言内容を正確に記録できる
● あとで確認しながらメモを補完できる
● 手書きメモと併用すれば、より効率的に情報を整理可能
手書きメモを併用
タブレットやタッチ対応のPCを使用している場合、手書き入力を活用するとさらに便利だ。
手書きメモの活用ポイント
● 重要ポイントをハイライト(色分けして強調)
● 図やフローチャートを描いて視覚的に整理
● 「手書きからテキストに変換」機能を活用し、デジタル化
OneNoteで効率的に会議メモを取る方法
会議中の情報を正確かつ効率的に記録するには、OneNoteの機能を活用し、適切なメモの取り方を実践することが重要。本記事では、OneNoteを使った効率的な会議メモの取り方について、具体的な方法を解説する。
1. キーボード入力を活用する
OneNoteは、自由な配置でテキストを入力できるため、発言内容を素早く記録するのに適している。特に、箇条書きやインデントを活用することで、会議の流れを明確に整理できる。
① 箇条書きを活用する
OneNoteのテキスト入力機能では、リストを作成し、簡潔に要点を記録できる。
活用方法 ● 「●」「▶」「✔」などの記号を使って分類 - ✔ 決定事項 - ▶ 次回の検討事項 - ● 一般的な発言内容 ● 短文で発言内容を記録 - 例:「✔ 次回の会議は◯月◯日」
- 例:「▶ 資料の修正点を確認」
② インデントで構造化する
OneNoteでは、インデントを活用することで、会議内容の関係性を分かりやすく整理できる。
活用方法
- 議題ごとに見出しを設定
- 発言内容を階層化 - 例: ▶ プロジェクト進捗 - ✔ 設計段階の修正点 - ● 開発スケジュールの確認 - ▶ テスト環境の準備
この方法を使うと、発言者ごとの意見や決定事項を整理しやすくなる。
2. 音声録音機能を活用する
会議中にリアルタイムでメモを取るのが難しい場合は、OneNoteの音声録音機能を活用すると便利。
① 音声録音の手順
- OneNoteを開く
- 「挿入」タブをクリック
- 「音声の録音」を選択
- 会議中の音声を記録
- 会議終了後、録音データを再生しながらメモを整理
② 音声録音のメリット
● 発言内容を正確に記録できる ● リアルタイムでメモを取る負担が減る ● 後から確認しながら詳細な議事録を作成できる ● 手書きメモやテキストメモと併用すれば、情報の整理がスムーズ
音声録音機能を使うと、議事録作成時に聞き直して正確に記録できるため、重要な発言の聞き逃しを防げる。
3. 手書きメモを併用する
タブレットやタッチ対応のPCを使用している場合は、手書きメモ機能を活用することで、視覚的に情報を整理できる。
① 手書きメモの活用ポイント
● 重要ポイントをハイライト - 異なる色を使って強調 - 例:「決定事項 → 赤」「検討中 → 青」 ● 図やフローチャートを描く - 複雑なプロセスや関係性を可視化 ● 「手書きからテキストに変換」機能を活用 - OneNoteの「インクからテキスト」機能を使うと、手書きメモをデジタル化可能
② 手書きメモの設定方法
- OneNoteの「描画」タブを開く
- 「ペン」ツールを選択
- 手書きでメモを記入
- 「インクからテキスト」を選択し、手書きをデジタルテキストに変換
手書きメモを活用すると、図やフローチャートを描きながら視覚的に整理できるため、特にアイデア出しやブレインストーミングの際に有効。
4. 会議ノートを整理する
会議が終わった後、OneNoteの機能を使ってノートを整理し、共有しやすい状態にする。
① タグを活用する
OneNoteには、メモの重要度や種類を示すタグ機能がある。
おすすめのタグ ● 「重要」タグ:最重要ポイントに適用
● 「アクションアイテム」タグ:次の会議までのTo Doリスト
● 「質問」タグ:確認が必要な内容
設定方法
- テキストを選択
- 「ホーム」タブの「タグ」から適切なものを選択
- ノート内のタグ付き情報を一覧表示可能
② クラウド同期で共有
OneNoteのクラウド同期機能を活用し、会議ノートをチームメンバーとリアルタイムで共有。
手順
- 「ファイル」→「共有」
- 共有相手のメールアドレスを入力
- 「編集可能」を選択
- 「共有」をクリック
リアルタイムでノートを編集できるため、複数人での会議記録や追記がスムーズになる。
結論
OneNoteを使って会議メモを取る際には、テキスト入力・音声録音・手書きメモを適切に組み合わせることで、効率的に情報を記録できる。
● キーボード入力では、箇条書きやインデントを活用し、情報を整理 ● 音声録音機能を活用し、会議内容を正確に記録 ● 手書きメモを使い、図やフローチャートを加えて視覚的に整理 ● タグ機能を活用して、重要情報を明確に管理 ● クラウド同期を活用し、チームとリアルタイムで共有
これらの方法を実践することで、OneNoteを最大限活用し、会議メモの精度と作業効率を向上させることが可能。
4. 会議後の整理と活用方法
メモを取った後は、見やすく整理し、後から活用しやすい形にまとめることが重要だ。
タグを活用して分類
OneNoteには、「タグ」機能があり、重要な情報を素早く見つけられる。
おすすめのタグ
● 「重要」タグ(会議の決定事項に適用)
● 「質問」タグ(後で確認が必要な事項)
● 「アクションアイテム」タグ(To Doリストに追加)
タグを活用することで、必要な情報をすぐに検索できるようになる。
共有とフィードバックの活用
OneNoteでは、ノートを共有し、チームメンバーとリアルタイムで編集することが可能。
共有手順
- 「ファイル」→「共有」→「ノートブックを共有」
- 閲覧のみ・編集可能などの権限を設定
- リンクを生成し、チームメンバーと共有
これにより、全員が同じ情報を確認でき、会議の意思決定がスムーズになる。
OneNoteで効率的に会議ノートを整理・活用する方法
会議で取ったメモを最大限に活用するには、整理・分類し、適切に共有することが重要。OneNoteには、ノートを効率的に管理するためのタグ機能や共有機能が備わっており、会議後の活用をスムーズにする。本記事では、OneNoteを使った会議ノートの整理と活用方法について詳しく解説する。
1. タグを活用して分類する
会議メモをそのまま保存すると、後から必要な情報を探すのに時間がかかる。OneNoteの「タグ」機能を活用することで、重要な情報を分類し、素早く検索できるようにすることが可能。
① OneNoteのタグ機能とは
OneNoteのタグ機能を使うと、特定のメモにマークを付けて、検索しやすくなる。
タグを付けたメモは、「タグの検索」機能を使うことで、一覧表示できるため、必要な情報を迅速に見つけられる。
② おすすめのタグの活用法
タグを適切に活用することで、会議ノートの整理が簡単になる。以下のようなタグを利用すると、後から必要な情報を整理しやすい。
● 「重要」タグ:会議の決定事項に適用
● 「質問」タグ:後で確認が必要な事項
● 「アクションアイテム」タグ:To Doリストに追加
● 「参考資料」タグ:重要な情報や補足資料
● 「アイデア」タグ:今後の検討事項
③ タグの設定方法
- OneNoteを開く
- タグを付けたいテキストを選択
- 「ホーム」タブの「タグ」メニューを開く
- 適切なタグを選択し、適用する
- 「タグの検索」機能を使うと、すべてのタグ付きメモが一覧表示される
この機能を活用することで、メモが埋もれるのを防ぎ、後から整理しやすくなる。
2. ノートを整理して見やすくする
メモを取った後は、構造化して整理し、後で見やすい形に整えることが重要。以下の方法を活用すると、効率的に整理できる。
① セクションとページを活用
OneNoteでは、ノートブックをセクションとページに分けて整理できる。
おすすめの構成 ● 「会議ノート」専用のノートブックを作成 ● セクションを会議の種類ごとに分ける(例:週次会議、プロジェクト会議、クライアント会議) ● 各会議ごとにページを作成し、内容を記録
② 会議ノートのテンプレートを用意
会議ノートのフォーマットを統一すると、情報の整理がスムーズになり、抜け漏れを防げる。
おすすめのテンプレート構成
- 会議の基本情報 - 日時、参加者、議題
- 議事録 - 発言者ごとのポイントを記録
- 決定事項 - To Doリストを活用して整理
- 補足資料 - 画像、PDF、関連リンクなどを添付
OneNoteでは、テンプレートを作成し、毎回の会議ノートで活用できるため、フォーマットを統一すると管理しやすくなる。
3. 共有とフィードバックを活用する
会議ノートは、チームメンバーと共有し、リアルタイムでフィードバックを受けることができる。これにより、全員が最新情報を把握しやすくなり、意思決定のスピードが向上する。
① OneNoteでノートを共有する方法
OneNoteには、ノートをオンラインで共有し、複数人でリアルタイム編集できる機能がある。
共有手順
- 「ファイル」タブを開く
- 「共有」→「ノートブックを共有」を選択
- 共有相手のメールアドレスを入力
- 閲覧のみ・編集可能などの権限を設定
- 「共有」をクリックし、リンクを生成
- チームメンバーに共有リンクを送信
② 共有機能のメリット
● 全員が最新の会議内容をリアルタイムで確認可能 ● メンバーが補足情報を追記できる ● コメント機能を活用し、フィードバックを簡単に追加 ● OneDriveと同期することで、どのデバイスからでもアクセス可能
③ OneNoteのバージョン履歴機能を活用
誤って内容を変更した場合でも、バージョン履歴を確認すれば、以前の状態に戻すことが可能。
手順
- 共有ノートブックを開く
- 「履歴」タブをクリック
- 「ページのバージョン」を選択
- 過去の編集履歴を確認し、必要な場合は復元する
バージョン履歴を活用することで、誤編集のリスクを減らし、安全に情報を管理できる。
4. 会議ノートの活用を最大化する
会議ノートは、記録するだけではなく、実際に活用することで効果を発揮する。
① To Doリストと連携
OneNoteでは、タスク管理ツールと連携し、会議で決まったアクションアイテムを管理できる。
To Doリストの活用方法 ● OneNoteの「タスク」機能を使い、会議で決まったアクションを整理 ● Microsoft To DoやPlannerと連携し、タスク管理を強化 ● 完了したタスクには「✔」を付け、進捗を可視化
② 検索機能を活用
OneNoteの検索機能を使うと、過去の会議メモを素早く見つけることができる。
検索方法
- OneNoteを開く
- 検索ボックスにキーワードを入力
- 過去の会議ノートから該当の内容を抽出
- 関連ノートを確認し、内容を整理
これにより、必要な情報を即座に見つけ、会議の内容を活用しやすくなる。
結論
OneNoteを使って会議ノートを整理・活用することで、情報の見落としを防ぎ、チーム全体の生産性を向上させることが可能。
● タグを活用し、会議の重要ポイントを分類 ● セクションとページを整理し、統一フォーマットでメモを取る ● リアルタイム共有とフィードバックを活用し、チームで情報を管理 ● To Doリストや検索機能を活用し、会議後のアクションをスムーズに実行
これらの手法を実践することで、OneNoteを使った会議ノートの管理が格段に効率化される。
まとめ
OneNoteを活用することで、会議ノートを効率的に整理し、活用できるようになる。以下のポイントを押さえておこう。
● ノートブックとテンプレートを事前に準備し、整理しやすい環境を作る
● 音声録音や手書きメモを活用し、メモの取り漏れを防ぐ
● タグや検索機能を活用し、必要な情報を素早く見つける
● クラウド同期と共有機能を使い、チームで情報を一元管理する
会議のメモを適切に管理することで、業務の効率化が図れるだけでなく、重要な情報を見落とすことなく活用できる。OneNoteの機能を最大限に活用し、会議ノートの質を向上させよう。
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