Accessのクエリ活用法！データ分析の基本

この記事の最終更新日：2025年7月4日

この前教えてもらった方法で、Accessにお店の顧客情報や受注データを入力して、データベースを作ることができたんです！
でも、いざデータを活用しようと思っても、どうすればいいのか分からなくて…。
例えば、「先月、一番売れた商品は何だろう？」とか、「東京都在住のお客様だけを一覧にしたい」と思っても、テーブルを眺めているだけで、結局Excelと同じような使い方しかできずに困っています。

データベースの構築、お疲れ様でした。
いよいよ、Accessが持つ、本当の力の扉を開ける時が来ましたね。
そのお悩み、実はAccessの最もエキサイティングな機能である「クエリ」が、すべて解決してくれます。
テーブルが、データを保管する「巨大な倉庫」だとすれば、クエリは、その倉庫の中から、あなたの求める「お宝」だけを、瞬時に見つけ出し、分析し、あなたの元へ届けてくれる、超有能な「分析官」なのです。
今日は、そのクエリの基本的な考え方から、具体的な作成手順、そして、あなたのビジネスを加速させる、プロのデータ分析テクニックまで、日本一詳しく解説していきます。
この記事を読み終える頃には、あなたはもう、データの海で溺れることはありません。
データを自在に操り、価値ある情報を引き出す、データアナリストとしての第一歩を踏み出しているはずですよ。

【思想】クエリとは何か？ - データベースとの「対話」術

具体的な操作に入る前に、まず「クエリ」というものが、Accessにおいて、どのような役割を担っているのか、その本質を理解しましょう。

クエリは、データベースへの「質問状」である

クエリ（Query）とは、英語で「質問」や「問い合わせ」を意味します。

その名の通り、クエリとは、あなたが、データベースという巨大な知識の集合体に対して、**「〇〇という条件に合うデータを見せてください」「△△という形で、データを集計してください」**といった、具体的な「質問」を投げかけるための道具なのです。

テーブルに、ただデータを蓄積しているだけでは、それは単なる「数字の羅列」に過ぎません。

クエリという「問い」を立て、データを抽出し、加工し、分析することで、初めて、そのデータは、あなたのビジネスにとって価値のある**「情報（インテリジェンス）」**へと昇華するのです。

Accessを使いこなすとは、この「クエリ」を使いこなすことと同義である、と言っても過言ではありません。

クエリの裏側にある「SQL」という言語

Accessでは、私たちは、マウス操作で、視覚的にクエリを組み立てていくことができます。

しかし、その裏側では、Accessが、私たちの操作を、**SQL（Structured Query Language）データベースを操作するために使われる、国際標準のプログラミング言語。「SELECT * FROM T_顧客 WHERE 都道府県 = '東京都'」といった形で、データベースに命令を下します。**という、データベース操作専門のプログラミング言語に、自動で翻訳してくれています。

私たちが、これから学んでいくクエリの作成方法は、この専門的なSQL言語を、一切書くことなく、Accessの力を最大限に引き出すための、非常に洗練された、そして初心者にも優しい、グラフィカルなインターフェースなのです。

クエリの主な種類 - 「選択」と「アクション」

Accessのクエリは、その目的によって、いくつかの種類に分類されますが、基本となるのは、以下の2つのタイプです。

• ・1. 選択クエリ:

  最も一般的に使われるクエリです。

  テーブルから、条件に合うデータを「選択」し、抽出・表示・集計します。

  元のテーブルのデータが、変更されたり、削除されたりすることは一切ありません。

• ・2. アクションクエリ:

  こちらは、より強力で、注意が必要なクエリです。

  条件に合うデータに対して、一括で「アクション」を起こします。

  例えば、大量のデータを一括で「追加」したり、「更新」したり、「削除」したりすることができます。

まずは、安全な「選択クエリ」を完全にマスターすることから始めましょう。

【実践】クエリデザインを使いこなす - ゼロからのデータ抽出・分析ガイド

ここからは、前回の記事で作成した「顧客管理データベース」を例に、具体的な質問（ビジネス要件）を、クエリを使って解決していくプロセスを、ステップバイステップで見ていきましょう。

クエリの作成準備：クエリデザイン画面を開く

Accessのリボンから「作成」タブをクリックし、「クエリデザイン」を選択します。

すると、「テーブルの追加」ウィンドウと、方眼紙のような「クエリデザイングリッド」が表示されます。

これが、あなたの質問状を作成するための、メインの作業場です。

レシピ1：単純な抽出と並べ替え - 「東京都のお客様リスト」を作成する

【質問】「顧客テーブルから、東京都にお住まいのお客様だけを、氏名のあいうえお順で抽出したい」

【作成手順】

1. 1. テーブルの追加:

   「テーブルの追加」ウィンドウから、「T_顧客」テーブルを選択し、「追加」ボタンを押します。

2. 2. フィールドの選択:

   上部に表示された「T_顧客」の箱の中から、表示したいフィールド名（例：「氏名」「郵便番号」「住所」「電話番号」）を、下のデザイングリッドまで、一つずつドラッグ＆ドロップします。

3. 3. 抽出条件の設定:

   「住所」フィールドの列にある、**「抽出条件」**という行に、`"東京都*"` と入力します。

   アスタリスク（*）は、「それ以降は、どんな文字が続いても良い」という意味を持つ、ワイルドカードです。

   これにより、「東京都」で始まる住所、という条件が設定されます。

4. 4. 並べ替えの設定:

   「氏名」フィールドの列にある、**「並べ替え」**という行のドロップダウンリストから、「昇順」を選択します。

5. 5. クエリの実行:

   リボンの「実行」ボタン（赤いビックリマークのアイコン）をクリックすると、クエリの結果が表示され、条件に合った顧客リストが作成されます。

レシピ2：複数テーブルの結合 - 「いつ、誰が、何を買ったか」を一覧にする

【質問】「すべての受注について、顧客名、受注日、商品名、数量、そして単価を、一つの表として表示したい」

【作成手順】

1. 1. 新しいクエリデザイン画面で、この質問に必要な、すべてのテーブル（T_顧客, T_受注, T_受注明細, T_商品）を追加します。

   事前にリレーションシップが設定されていれば、テーブル間は線で結ばれた状態で表示されます。

2. 2. 各テーブルから、表示したいフィールド（`T_顧客.氏名`, `T_受注.受注日`, `T_商品.商品名`, `T_受注明細.数量`, `T_商品.単価`）を、デザイングリッドに配置します。
3. 3. これだけで、クエリを実行すれば、Accessは、テーブル間のリレーションシップを自動的にたどり、それぞれの受注に紐づく、正しい顧客名と商品名を、結合して表示してくれます。

   これが、リレーショナルデータベースの持つ、本来の力です。

レシピ3：集計クエリ - 「顧客別の合計売上金額」を算出する

【質問】「それぞれの顧客が、これまでに、合計でいくら購入してくれたのか、その総売上金額を、顧客ごとに集計したい」

【作成手順】

1. 1. レシピ2のクエリに、少し手を加えます。

   まず、売上金額を計算するため、グリッドの空いている列に、**計算フィールド**を作成します。

   フィールド行に、`売上金額: [単価]*[数量]`と入力します。

2. 2. 次に、リボンの「デザイン」タブにある、ギリシャ文字のシグマ（Σ）が書かれた**「集計」**ボタンをクリックします。

   すると、デザイングリッドに「集計」という行が追加されます。

3. 3. 「氏名」フィールドの「集計」行を**「グループ化」**に設定します。

   これにより、同じ顧客のデータが、一つにまとめられます。

4. 4. 先ほど作成した「売上金額」フィールドの「集計」行を**「合計」**に設定します。
5. 5. 他の不要なフィールド（受注日、商品名など）は、チェックボックスを外して非表示にします。

   クエリを実行すると、顧客名と、その顧客の総売上金額だけが、美しく集計された結果が表示されます。

レシピ4：パラメータークエリ - 対話的に条件を変更する

【質問】「毎回、クエリのデザインを修正するのではなく、実行するたびに、検索したい『商品名』を、自由に入力できるようにしたい」

【作成手順】

これは、抽出条件の記述を、少し工夫するだけで実現できます。

例えば、「商品名」フィールドの「抽出条件」行に、特定の商品名（例: `"A商品"`）を記述する代わりに、角括弧`[]`を使って、以下のように入力します。

こうして作成したクエリを実行すると、まず「検索したい商品名を入力してください」という、小さなダイアログボックスが表示されます。

あなたが、そこに入力した値が、そのまま抽出条件として使われる、対話的なクエリ（パラメータークエリ）の完成です。

レシピ5：アクションクエリ - データを一括で更新・追加・削除する

アクションクエリを使えば、手作業では何時間もかかるような、大量のデータ操作を、一瞬で完了できます。

• ・更新クエリ:

  「商品カテゴリーが“食品”である、すべての商品の単価を、一律で5%値上げする」といった、一括更新が可能です。

• ・追加クエリ:

  別のテーブルや、Excelシートからインポートした、新しい顧客リストのデータを、既存の「T_顧客」テーブルに、一括で追加できます。

• ・削除クエリ:

  「最終受注日から、5年以上経過している、すべての顧客データを、受注履歴と共に削除する」といった、条件に基づいた、一括削除が可能です。

まとめ - クエリは、あなたの「知りたい」に応える、最高の分析官

Accessのクエリ機能は、単にデータを抽出するだけのツールではありません。

それは、あなたのデータベースという、情報の鉱山から、ビジネスに役立つ、価値ある「洞察（インサイト）」を掘り出すための、最も強力な分析官なのです。

1. 1. 思想を理解する:

   クエリとは、データベースへの「質問状」です。

   「何を知りたいのか」という、問いを立てることから、すべてのデータ活用は始まります。

2. 2. デザインビューを使いこなす:

   フィールドの選択、抽出条件の設定、並べ替え、そして集計。

   クエリデザインのグリッドを使いこなせば、プログラミングの知識は不要です。

3. 3. 集計と計算をマスターする:

   集計クエリや、計算フィールドといった機能を駆使することで、単なるデータの羅列を、意味のある「情報」へと、昇華させることができます。

4. 4. アクションクエリは慎重に:

   データを一括で操作するアクションクエリは、非常に強力ですが、実行前には、必ずバックアップを取りましょう。

Excelのフィルターやピボットテーブルで、複雑なデータ操作に限界を感じている、すべての皆様。

ぜひ、Accessのクエリの世界に、一歩足を踏み入れてみてください。

そこには、あなたのデータ分析能力を、新たなレベルへと引き上げ、ビジネスの意思決定を、より確かなものにする、無限の可能性が広がっています。

もし、あなたの業務に最適なクエリの作成方法や、それを快適に実行するためのPC選びで、専門家のアドバイスが必要になったなら、いつでも私たちにご相談ください。