Accessでデータベース作成！初心者向けステップバイステップガイド

この記事の最終更新日：2025年7月1日

【思想】なぜExcelではなくAccessなのか？ - 「表計算」と「データベース」の決定的違い

具体的な作成手順に入る前に、最も重要な「なぜExcelではダメなのか？」という問いに、明確な答えを提示します。

ExcelとAccessは、見た目が似ている部分もありますが、その根底にある設計思想は、全く異なるのです。

Excelの限界：スプレッドシートが抱える「データの重複」と「不整合」

Excelは、その名の通り「スプレッドシート（表計算ソフト）」です。

個々のセルの計算や、一枚の大きな表を作成することには、絶大な威力を発揮します。

しかし、顧客情報、商品情報、売上情報といった、複数の「種類の異なるデータ」を、一つのシートで管理しようとすると、必ず問題が発生します。

例えば、売上を記録するたびに、その顧客の氏名、住所、電話番号を毎回入力していくと、同じ顧客の情報が、シート上に何行にもわたって重複して存在することになります。

もし、その顧客の住所が変更になった場合、あなたはそのシート上にある、すべての行の住所を、手作業で修正しなければなりません。

一つでも修正を忘れると、「Aさんの住所は、ある行では古いままで、別の行では新しい」という、**「データの不整合」**が発生し、情報の信頼性が完全に失われてしまうのです。

Accessの神髄：「リレーショナルデータベース」という解決策

Accessは、この問題を根本から解決するために作られた**「リレーショナルデータベース管理システム（RDBMS）複数のデータ表（テーブル）を、互いに「関連付け（リレーション）」ながら、大量のデータを効率的に、そして矛盾なく管理・分析するためのシステムです。」**です。

難しい言葉に聞こえますが、考え方は非常にシンプルです。

それは、**「種類の違うデータは、別々のノートに、それぞれ一回だけ書く」**という原則です。

例えば、「顧客ノート」「商品ノート」「売上ノート」という、3冊の専用ノートを用意します。

• ・顧客ノート（顧客テーブル）: お客様の氏名や住所は、このノートに一度だけ記録します。
• ・商品ノート（商品テーブル）: 商品名や価格は、このノートに一度だけ記録します。
• ・売上ノート（売上テーブル）: 売上が発生したら、「いつ、どのお客様が、どの商品を、いくつ買ったか」を、顧客ノートや商品ノートに書かれている「番号（ID）」を使って記録します。

このように、データを種類ごとに分離し、番号（ID）で関連付けることで、情報の重複が一切なくなります。

顧客の住所が変更になっても、「顧客ノート」の一箇所を修正するだけで、すべての売上データから、常に最新の正しい住所を参照できるようになるのです。

この、データの「一元管理」と「整合性の維持」こそが、Excelにはない、Accessの持つ、最も強力で本質的な価値です。

【Accessの構成要素】4つの基本オブジェクトを理解する

Accessのデータベースは、主に4種類の「オブジェクト」と呼ばれる部品を組み合わせて構築します。

1. 1. テーブル (Tables): データの「格納庫」

   すべてのデータの基礎となる、情報を格納するための「表」です。

   顧客テーブル、商品テーブルなど、データの種類ごとに作成します。

   データベース設計の、最も重要な土台です。

2. 2. クエリ (Queries): データの「抽出・分析ツール」

   テーブルに保存された膨大なデータに対して、「〇〇という条件に合うデータだけを見たい」「複数のテーブルを結合して、集計したい」といった、様々な「質問（クエリ）」を投げかけ、その結果を抽出・分析するための道具です。

3. 3. フォーム (Forms): データの「入力画面」

   テーブルに直接データを入力するのは、間違いの原因となります。

   フォームは、PCに詳しくない人でも、安全かつ直感的に、データを入力・閲覧・編集できるための、専用の「ユーザーインターフェース（入力画面）」です。

4. 4. レポート (Reports): データの「印刷・出力ツール」

   テーブルやクエリのデータを基に、請求書、納品書、宛名ラベル、売上集計表といった、美しく整形された「帳票」を、印刷またはPDFとして出力するための道具です。

この4つのオブジェクトの関係は、「テーブルという倉庫から、クエリという道具で材料を取り出し、フォームという作業場で加工し、レポートという形で製品を出荷する」という、工場の生産ラインに例えることができます。

【実践】「顧客管理データベース」をゼロから作成する全手順

それでは、ここから、あなたのお店の「顧客管理データベース」を、実際にゼロから作成していくプロセスを、ステップバイステップで見ていきましょう。

ステップ1：データベースの設計 - すべては「設計図」から始まる

家を建てる前に、まず設計図を描くのと同じように、データベース作成も、最初の「設計」が最も重要です。

【情報の洗い出しと「正規化」】

まず、管理したい情報をすべて洗い出します。

「顧客の名前、住所、電話番号」「いつ、誰が、どの商品を、いくつ、いくらで買ったか」…。

次に、この情報を、前述の「リレーショナルデータベース」の考え方に基づき、重複がなくなるように、意味のあるグループに分割していきます。

このプロセスを、専門的には**「正規化」**と呼びます。

今回は、以下のような4つのテーブルに分割してみましょう。

• 1. 顧客テーブル: 顧客の情報を格納する。
• 2. 商品テーブル: 商品の情報を格納する。
• 3. 受注テーブル: 「いつ」「誰が」注文したか、という受注のヘッダー情報を格納する。
• 4. 受注明細テーブル: 一つの受注に、どの商品が、いくつ含まれているか、という明細情報を格納する。

【フィールド（項目）と主キーの決定】

各テーブルに、どのようなデータ項目（フィールド）が必要かを定義し、各レコード（行データ）を一位に特定するための「主キー（Primary Key）テーブル内の各レコード（行）を、一意に、そして重複なく識別するための、特別なフィールド（列）です。社員番号や商品コードなどがこれにあたります。」を設定します。

ここで出てきた「外部キー（Foreign Key）別のテーブルの主キーを参照するためのフィールドです。例えば、「受注」テーブル内の「顧客ID」は、「顧客」テーブルの主キーを参照することで、どの顧客からの注文なのかを関連付けます。」が、テーブル同士を繋ぐ、重要な「架け橋」となります。

ステップ2：テーブルの作成 - データの「器」を作る

設計図が完成したら、いよいよAccessを起動し、テーブルを作成していきます。

1. 1. Accessを起動し、「空のデータベース」を選択します。
2. 2. データベースのファイル名（例: 顧客管理.accdb）を入力し、「作成」ボタンをクリックします。
3. 3. 最初から表示されている「テーブル1」のタブを右クリックし、「デザインビュー」を選択します。
4. 4. テーブル名を「T_顧客」として保存します。
5. 5. デザインビューで、設計図通りにフィールド名と「データ型」を設定していきます。「顧客ID」は「オートナンバー型」に、「氏名」や「住所」は「短いテキスト型」、「電話番号」は「数値型」といった具合です。データ型を正しく設定することが、データの整合性を保つ上で非常に重要です。
6. 6. 「顧客ID」フィールドを選択し、リボンの「主キー」ボタンをクリックして、主キーに設定します。
7. 7. 同様の手順で、「T_商品」「T_受注」「T_受注明細」の、合計4つのテーブルをすべて作成します。

ステップ3：リレーションシップの設定 - テーブル同士を「繋ぐ」

4つの独立したテーブルが完成したら、次に、それらの間を「外部キー」で関連付け、一つの連携したデータベースとして機能させるための、「リレーションシップ」を設定します。

1. 1. 「データベースツール」タブの「リレーションシップ」ボタンをクリックします。
2. 2. 作成した4つのテーブルをすべて追加します。
3. 3. 例えば、「T_顧客」テーブルの「顧客ID」フィールドを、マウスでドラッグし、「T_受注」テーブルの「顧客ID」フィールドの上でドロップします。
4. 4. 「リレーションシップの編集」ダイアログが表示されるので、「参照整合性の強制」にチェックを入れ、「作成」をクリックします。これにより、存在しない顧客IDの受注データが誤って入力されるのを防げます。
5. 5. 同様に、「T_商品」と「T_受注明細」、「T_受注」と「T_受注明細」の間も、それぞれ対応するIDフィールドで繋ぎます。

ステップ4：フォームの作成 - 使いやすい「入力画面」を作る

テーブルに直接データを入力するのは、操作ミスを招きやすく、非効率です。

そこで、誰でも簡単かつ安全にデータを入力できるための、専用の「入力フォーム」を作成します。

1. 1. 「作成」タブの「フォームウィザード」をクリックします。
2. 2. ベースとなるテーブルとして「T_顧客」を選択し、フォームに表示したいフィールドをすべて選びます。
3. 3. レイアウト（通常は「単票形式」）や、フォームのデザインを選択し、ウィザードを完了させます。

たったこれだけで、テキストボックスやラベルが整然と配置された、美しいデータ入力フォームが自動で生成されます。

ステップ5：クエリの作成 - データベースに「質問」する

蓄積されたデータから、価値ある情報を引き出すのが「クエリ」の役割です。

【例：特定の顧客の購入履歴を抽出するクエリ】

1. 1. 「作成」タブの「クエリデザイン」をクリックします。
2. 2. 必要なテーブル（この場合は4つすべて）を追加します。テーブルはリレーションシップで繋がれています。
3. 3. 表示したいフィールド（例：T_顧客.氏名, T_受注.受注日, T_商品.商品名, T_受注明細.数量）を、下のデザイングリッドにドラッグ＆ドロップします。
4. 4. 「T_顧客」の「氏名」フィールドの「抽出条件」行に、`[検索したい顧客名を入力]`と入力します。

このクエリを実行すると、「検索したい顧客名を入力」というダイアログが表示され、名前を入力すると、その顧客の購入履歴だけが、一覧で表示されます。

ステップ6：レポートの作成 - きれいな「帳票」を印刷する

最後に、クエリで抽出したデータを基に、印刷に適した「レポート」を作成します。

「作成」タブの「レポートウィザード」を使い、先ほど作成したクエリをデータソースとして選択すれば、画面の指示に従うだけで、グループ化や集計が行われた、プロフェッショナルな見た目の売上レポートや請求書を、簡単に作成できます。

まとめ - Accessは、あなたのビジネスを成長させる「システム」である

Microsoft Accessは、単なる表計算ソフトではありません。

それは、あなた自身の業務に合わせて、テーブル、クエリ、フォーム、レポートという4つの部品を自由に組み合わせ、あなただけの「業務管理システム」を、プログラミングの知識なしに構築できる、非常に強力で、創造的なツールなのです。

1. 1. 思想を理解する:

   Accessの神髄は、データを種類ごとにテーブルに分割し、関連付ける「リレーショナルデータベース」の考え方にあります。

   これにより、データの重複と矛盾をなくします。

2. 2. 設計図を描く:

   データベース作成の成否は、最初の「テーブル設計」で9割決まります。

   どのような情報を、どのように分割して管理するか、じっくりと考えましょう。

3. 3. 4つのオブジェクトを使いこなす:

   テーブルでデータを格納し、クエリで抽出し、フォームで入力し、レポートで出力する。

   この4つのオブジェクトの役割を理解すれば、Accessはあなたの意のままに動きます。

Excelでの場当たり的なデータ管理に限界を感じている、すべてのビジネスオーナーや、担当者の皆様。

ぜひ、Accessの扉を開いてみてください。

最初は少し難しく感じるかもしれませんが、その先には、あなたのビジネスを、より効率的に、より正確に、そしてより大きく成長させてくれる、無限の可能性が広がっています。

もし、あなたの業務に最適なデータベースの設計や、具体的な作成手順で、専門家のアドバイスが必要になったなら、いつでも私たちにご相談ください。