【2026年版】TeamsとPower Automateで承認フローを作る手順｜テンプレート活用と、始める前に確認したい前提

承認フローでできること

まず、TeamsとPower Automateの承認フローで、どんなことができるのかを、イメージしてみましょう。

たとえば、休暇の申請、経費の精算、書類の承認といった場面で、申請者が内容を入力すると、承認者のTeamsやOutlookに、承認依頼の通知が届きます。承認者は、その場で「承認」か「拒否」を選び、コメントを付けて返すだけ。結果は申請者に通知され、記録も残ります。メールを何度も往復させたり、紙の書類を回したりする必要が、なくなります。Teamsの「承認」画面では、自分が送った依頼と、受け取った依頼を、一覧で管理できます。

始める前に確認したい前提

手順に入る前に、いちばん大切な「前提」を、正直にお伝えします。ここを確認しないまま進めると、「自分の環境では使えなかった」ということになりかねません。

第一に、Microsoft 365（旧Office 365）が必要です。Power Automateは、Microsoft 365のサービスの一部なので、買い切り版のOffice（Office 2021やOffice 2024など、一度買えば使えるタイプ）には含まれません。第二に、Teamsの「承認」アプリは、その情報を「Dataverse」という仕組みに保存します。初めて使うときに、Dataverseの準備（プロビジョニング）や、管理者の権限が必要な場合があります。第三に、休暇申請などの「テンプレート」を使う際に、Microsoft Formsのライセンスが必要なことや、管理センターでの設定が必要なことがあります。

Teamsの承認アプリで手動依頼

前提が確認できたら、まずは、いちばん簡単な「Teamsの承認アプリで、手動の承認依頼を出す」ところから始めましょう。自動化の前に、承認の基本的な流れをつかむのがおすすめです。

Power Automateで自動化する

手動の承認に慣れたら、Power Automateで、承認の流れを自動化してみましょう。「あることが起きたら、自動で承認依頼が始まる」仕組みです。

自動化の流れは、おおまかにこうです。まず、自動化を始める「きっかけ（トリガー）」を決めます。たとえば「申請フォームが送信されたら」「特定の場所にファイルが追加されたら」などです。次に、「開始して承認を待機」というアクションを追加し、承認者を指定します。承認者が応答すると、その結果（承認なら「Approve」、拒否なら「Reject」）が返ってきます。最後に、「条件」で結果を分岐させ、承認なら次の処理、拒否なら別の処理、というように、その後の動き（通知や記録など）を決めます。テンプレートを使えば、この骨組みがあらかじめ用意されています。

Forms版とSharePoint版

承認フローの「きっかけ（トリガー）」として、よく使われるのが、Microsoft FormsとSharePointです。どちらを選ぶかで、向き・不向きがあるので、正直にお伝えします。

Forms版は、申請者がフォームに入力すると、それをきっかけに承認が始まる方式です。導入が手早く、社内アンケートや、小規模な申請に向いています。一方、SharePoint版は、SharePointのリストへの入力をきっかけにする方式で、記録（ログ）の蓄積や、集計、アクセス権の管理、Power BIとの連携などに向いています。将来的に、業務の基盤としてしっかり運用したいなら、SharePoint版が適しています。

設定の注意点

最後に、承認フローを作るときに、つまずきやすい設定の注意点を、いくつかお伝えします。知っておくと、トラブルを防げます。

とくに気をつけたいのが、承認者の設定です。承認の種類で「すべてのユーザーの承認が必須」を選ぶと、指定した担当者「全員」から承認をもらわないと、承認が完了しません。一人でも応答しないと、フローが止まってしまうので、誰を承認者にするかは、慎重に決めましょう。また、承認者には複数人を指定でき、「全員必須」か「誰か一人でよい」かを選べます。業務の実態に合わせて選んでください。