MacでのPDFサインとアノテーション：Previewアプリの使い方

Macの標準アプリ「プレビュー」とは？ - 見るだけじゃないPDF編集能力

プレビューアプリは、macOSに標準でインストールされている、画像やPDFファイルを開くためのアプリケーションです。

しかし、その真価は、ファイルを開いた後に表示できる「マークアップツールバー」に隠されています。

このツールバーを使いこなすことで、高価なPDF編集ソフトを導入せずとも、ビジネスで必要とされるほとんどの作業が完結します。

なぜプレビューアプリが推奨されるのか？

最大のメリットは、追加費用なしで、誰でもすぐに使える手軽さです。

macOSに最適化されているため動作は非常に軽快で、Apple製品らしい直感的なインターフェースで、マニュアルを読まなくても多くの機能が使えてしまいます。

日常的なPDFの確認や修正作業であれば、プレビューアプリだけで十分すぎるほどの能力を持っています。

【実践編】PDFへのサイン（署名）の作成と挿入

プレビューアプリを使えば、デジタル文書へのサインが驚くほど簡単になります。

一度サインを作成してしまえば、いつでも数クリックで書類に挿入できます。

サイン（署名データ）を作成する3つの方法

マークアップツールバーにある「署名」ボタンをクリックすると、サインを作成する方法を選択できます。

1. 1. トラックパッドで作成

   Macのトラックパッドに指で直接サインを描きます。

   手軽さが魅力で、急いでいる時に便利です。

2. 2. カメラで取り込む

   これが最もおすすめの方法です。

   白い紙に普段通りにサインをし、それをMacのカメラにかざすと、アプリが自動で認識して綺麗なデジタルデータに変換してくれます。

   本物のサインに最も近い仕上がりになります。

3. 3. iPhone/iPadで作成

   お持ちのiPhoneやiPadの画面に、指やApple Pencilでサインを描くこともできます。

   手元のデバイスで描いたサインが、リアルタイムでMacに転送されます。

作成したサインをPDFに挿入する

サインを作成・保存したら、再度「署名」ボタンをクリックし、リストから使いたいサインを選択します。

PDF上にサインの画像が表示されるので、ドラッグして好きな位置に配置し、四隅のハンドルを調整してサイズを変更します。

これで、まるで手書きしたかのようなサイン入りPDFの完成です。

【応用編】プロのように注釈を入れるアノテーション術

プレビューの真骨頂は、多彩なアノテーション機能にあります。

資料の校正やフィードバックなど、様々なビジネスシーンで活躍します。

マークアップツールバーの全機能解説

ツールバーには、PDFを編集するための便利なツールが並んでいます。

• ・テキストツール

  クリックした場所にテキストボックスを作成し、文字を直接入力できます。

  日付や補足事項を書き加えるのに最適です。

• ・シェイプツール

  四角形や円、矢印などの図形を描画できます。

  注目してほしい箇所を囲んだり、修正指示を明確に示したりするのに役立ちます。

• ・ハイライトツール

  まるで蛍光マーカーのように、テキスト部分をなぞって色付けできます。

  重要な文章を目立たせるのに便利です。

• ・ノートツール

  付箋のように、クリックするとコメントが表示される「ノート」を埋め込むことができます。

  スッキリした見た目を保ちつつ、詳細な注釈を残したい場合に有効です。

【上級テクニック】「インスタントアルファ」で会社の角印などを貼り付ける

PDFに会社の角印などの画像を貼り付けたい場合、画像の白い背景が邪魔になることがあります。

そんな時に役立つのがインスタントアルファ画像内の特定の色（通常は背景色）をドラッグ操作で選択し、透明にする機能です。切り抜き作業が非常に簡単になります。機能です。

まず、印鑑の画像をプレビューで開き、マークアップツールバーの左から2番目にある魔法のステッキのようなボタン（インスタントアルファ）を選択します。

画像の白い背景部分をクリックしながら少しドラッグすると、背景だけが選択されるので、そのまま`Delete`キーで削除します。

背景が透過された印鑑画像をコピー(`Command + C`)し、目的のPDFにペースト(`Command + V`)すれば、文書に綺麗に馴染んだ形で印鑑を配置できます。

ページの追加、削除、並べ替え

プレビューアプリでは、PDFのページ構成も自由自在に編集できます。

メニューバーの「表示」から「サムネール」を選択すると、ウィンドウの左側に全ページの縮小画像が表示されます。

このサムネールをドラッグ＆ドロップするだけで、ページの順番を簡単に入れ替えたり、不要なページを`Delete`キーで削除したりできます。

さらに、別のPDFファイルからサムネールをドラッグしてきて、文書の間に挿入し、複数のPDFを一つに結合することも可能です。

サイン・注釈入りPDFの保存と共有

編集したPDFを保存する際には、意図しない変更を防ぐための重要なポイントがあります。

上書き保存と「別名で保存」

編集後に`Command + S`で保存すると、元のPDFファイルに直接変更が上書きされます。

オリジナルのファイルを残しておきたい場合は、先にファイルの複製を作成しておくか、「ファイル」メニューを開いた状態で`Option`キーを押すと出現する「別名で保存…」を選択しましょう。

【重要】編集不可の「フラットな」PDFとして書き出す方法

プレビューで追加したサインや注釈は、通常の状態では後から動かしたり削除したりできてしまいます。

契約書など、改ざんを防ぎたい重要な書類の場合は、注釈を画像の一部として完全に文書に焼き付けてしまう「フラット化」という処理を行うことを強く推奨します。

方法は簡単で、「ファイル」メニューから「書き出す…」を選択し、フォーマットが「PDF」になっていることを確認して、新しい名前で保存するだけです。

こうして書き出されたPDFは、追加したサインやテキストが画像データと一体化し、後から編集することができなくなります。

まとめ

今回は、Macに標準搭載されている「プレビュー」アプリを使って、PDFへのサインや高度な注釈付けを行う方法を網羅的に解説しました。

1. 1. サインは簡単作成:

   トラックパッド、カメラ、iPhoneを使い、高品質なデジタル署名を一度作成すれば、いつでも利用可能です。

2. 2. 多彩なアノテーション:

   テキスト、図形、ハイライト、ノートなどの多彩なツールで、プロフェッショナルな資料校正ができます。

3. 3. 安全な保存:

   重要な書類は、編集できない「フラットなPDF」として書き出すことで、ビジネス文書としての信頼性を高められます。

これまで当たり前だと思っていた、印刷、捺印、スキャン、そして再送付といった一連の手間は、Macのプレビューアプリだけで完全に過去のものになります。

この機能をマスターすれば、あなたのペーパーレス業務は劇的に加速するはずです。

もし、プレビューアプリのさらに高度な使い方や、より複雑なPDFフォームの作成などでお困りのことがあれば、いつでもお気軽に当店のサポートカウンターにご相談ください。

お客様の業務効率化を、専門知識で力強くバックアップいたします。